1. Rekisterinpitäjä

Kotae Ry (Y-tunnus 3364741-7)

 

2. Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö

Nimu Helenius 

nimu(at)kotae.fi

 

3. Rekisterin nimi

Kotae Expo tapahtumahallinnan rekisteriseloste

 

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on

    1. Kerätä listaa tapahtumaan saapuvista:
        1. Näytteilleasettajista

        1. Myyjistä

        1. Tapahtuman ohjelmanpitäjistä

        1. Tapahtumajärjestäjän majoitustiloissa yöpyvistä henkilöistä

    1. Ylläpitää mahdollisuutta viestiä yllämainituille tahoille tapahtumaa koskevista asioita ja muutoksista.

Kotae Ry organisaatio toimii henkilörekisterin henkilötietojen käsittelijänä henkilötietolain määrittämässä ominaisuudessa.

 

5. Rekisterin tietosisältö

Käsittelemme rekisterin yhteydessä seuraavia henkilötietoja: 

    1. Rekisteröidyn nimi (etunimet, sukunimi) 

    1. Rekisteröidyn yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero, postiosoite, yrityksen nimi, y-tunnus, syntymäaika (päivämäärä ja vuosi, ei henkilötunnuksen loppuosaa), nimimerkki, erikoisruokavaliot)

    1. Mahdolliset kiellot ja suostumukset.

    1. Muut mahdolliset rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot.

Rekisterinpitäjän verkkosivuilla kerätään evästeiden ja muiden vastaavien teknologioiden avulla tietoja käyttäjän liikkumisesta ja toimenpiteistä, sekä mahdollisista muista henkilön itsensä antamista tiedoista.

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tiedot ovat peräisin

    1. Rekisteröidyltä itseltään erikseen täytettävillä verkkolomakkeilla

    1. Tapahtuman toimihenkilöltä (esim. Tapahtuman vastaava lisää tapahtumaan töihin tulevan henkilön luvalla tämän tietoja rekisteriin)

    1. Yhteistyökumppaneilta (kuten Tiketti)

Rekisteröinnin perusteita ovat Henkilötietolain 2. luvun 8 § 1. Momentin

    • Kohdan 1 mukainen suostumus (ohjelma)

 

7. Tietojen siirrot ja luovutus

Kun rekisteröidyn tietojen käsittelyn tarkoituksena on tapahtumassa pidettävien ohjelmien kerääminen, seuraavat tiedot ovat julkisia:

 

    1. Ohjelmanumeron nimi ja kuvaus.

    1. Ohjelmanpitäjän nimi ja/tai nimimerkki.

Kun rekisteröidyn tietojen käsittelyn tarkoituksena on tapahtumaan saapuvat myyjät, seuraavat tiedot ovat julkisia:

    1. Yrityksen nimi / taiteilijanimi

    1. Verkkosivu

    1. Kuvaus

    1. Avatar kuva

 

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti henkilökohtaisilla tunnuksilla ja salasanoilla. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden henkilöiden toimesta, joiden toimenkuvaan se kuuluu.

 

9. Tietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tiedot kerätään lomakkeilla jotka ovat toteutettu käyttäen Google Forms-palvelua. Tiedot siirtyvät Googlen hallinnoimille palvelimille, jotka voivat sijaita Euroopan unionin ja/tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Voit tarkistaa Googlen tietosuojakäytännöt tästä: https://policies.google.com/?hl=fi 

 

10. Tietojen säilytysajat, tai sen määrittämisen kriteerit

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin tiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Tietojen säilytysaika (tai määrittämiskriteerit) voidaan myös johtaa pakollisista (laissa säädetyistä) säilytysajoista ja rekisterinpitäjän toimialan käytännesäännöistä. Kotae Ry organisaatio arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta sisäisesti huomioiden sovellettavan lainsäädännön. Henkilöllä on oikeus pyytää tietojensa poistoa rekisteristä.

 

11. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. 

Rekisteröidyn oikeudet: 

    • Oikeus saada pääsy henkilötietoihin 

    • Oikeus tietojen oikaisemiseen 

    • Oikeus tietojen poistamiseen 

    • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen 

    • Vastustamisoikeus 

    • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen 

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Henkilöllä on myös oikeus peruuttaa suostumus tai sopimus milloin tahansa. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). 

 

12. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on tai jossa väitetty tietosuoja-asetuksen rikkominen on tapahtunut. 

 

13. Henkilötietojen luovuttamisen lakisääteisyys

Mikäli henkilötietojen antaminen on lakisääteinen tai sopimukseen perustuva vaatimus tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus, Kotae Ry organisaatio rekisterinpitäjänä esittää tässä yhteydessä selkeästi, mikäli rekisteröidyn on pakko toimittaa henkilötiedot ja mitkä ovat tällaisten tietojen antamatta jättämisen mahdolliset seuraamukset.

 

14. Automaattinen tietojen käsittely

Emme tee sinua koskevia profilointeja tai automaattisia päätöksiä.