Kotae Expo järjestetään vapaaehtoisvoimin harrastajilta harrastajille, eikä sen järjestäminen olisi mahdollista ilman innokkaita tekijöitä!

Oletko aina halunnut nähdä miten tapahtumia järjestetään? Onko sinulla intoa vapaaehtoistyöhön? Haluatko uuden tavan kokea tapahtuman?

Mikäli vastaus on kyllä niin tervetuloa hakemaan vapaaehtoiseksi Kotae Expoon!

Voit hakea useampaan tehtävään samanaikaisesti, mutta huomaathan, että sinut voidaan valita yhteen tehtävään. Hakeminen tapahtuu Kompassin kautta. 

 

Ilmoittaudu mukaan Kompassissa 20.11.2023 alkaen!

Siirry Kompassiin tästä

Vapaaehtoishaku on avoinna 20.11.2023 klo 12:00 – 11.3.2024 klo 23:59 välisen ajan. 

 

Vapaaehtoisten edut

    • Tapahtuman sisäänpääsy koko tapahtuman ajan

    • Lämmin ruoka lauantaina ja sunnuntaina

    • Pääsy vapaaehtoisten omaan taukotilaan (green room), jossa tarjolla myös pientä syötävää ja juomia

    • Tapahtuman vapaaehtois-merchin (t-paita tai muu Kotae-brändätty tuote)

    • Halutessasi ilmaisen lattiamajoituksen pe-la-su

    • Halutessasi työtodistuksen

Työtehtävät

Kotae Expossa erilaista tekemistä riittää laidasta laitaan. Suurimmassa osassa tehtävistä aiempaa kokemusta ei tarvita, vaan perehdytämme sinut tehtävään sekä tuemme koko tapahtuman ajan. 

Kokeneita henkilöitä voidaan nimittää myös vuorovastaaviksi. 

Vapaaehtoisten minimi työpanos on tapahtumassa 8 tuntia. Työvuorot suunnitellaan niin, että pääset nauttimaan myös itse tapahtumasta kävijänä, joten koko viikonloppua ei tarvitse työtehtävien parissa viettää.

 

Minivuorot

Oletko aina halunnut olla osa tapahtuman järjestämistä, mutta et halua sitoutua täyden 8 tunnin ajaksi? Tule kokeilemaan vapaaehtoistehtäviä minivuoroon, joka kestää vain 4 tuntia!

Minivuorolaisten minimipanos on 4 tuntia. Tämä oikeuttaa ilmaiseen pääsyyn sekä lämpimään ruokaan työvuoropäivänä. Täydet vapaaehtoisten edut saat kun työskentelet tapahtumassa vähintään 8 tuntia. 

Työvuorot suunnitellaan niin, että pääset nauttimaan myös itse tapahtumasta kävijänä, joten koko päivää ei tarvitse työtehtävien parissa viettää.

 

Saavutettavuus

Olet tervetullut vapaaehtoiseksi, vaikka sinulla olisi erilaisia rajoitteita. Tapahtumapaikkamme on tilana esteetön. Huomioithan kuitenkin, että suurimpaan osaan vapaaehtoistehtävistä sisältyy paljon sosiaalista kanssakäymistä ja yllättäviäkin tilanteita. 

Kirjoita rohkeasti hakemukseesi rajoitteista, niin pystymme ottamaan ne huomioon työvuoroja suunniteltaessa, sekä varmistamaan työpisteesi esteettömyyden. 

Kotae Expon vapaaehtoisten tehtäviä: 

Cosplaykettuna pääset auttamaan cosplaykilpailuhin liittyvissä erilaisissa askareissa. Lavaketut auttavat harjoituksissa sekä esityksissä kantamalla kisaajien lavasteet sekä propit paikoilleen. Backstagella taas pääset auttamaan cosplaykisaajia valmistautumaan jännittävään kisakoitokseen sekä osaltasi huolehtimaan siitä, että tunnelma pysyisi viihtyisänä kaiken jännityksen keskellä.

Moderaattorit valvovat tapahtuman ajan avoinna olevan Discord -palvelimen kanavia ja siihen kuuluu mm. asiattomuuksien poistaminen, keskustelun ohjaaminen oikeille kanaville, mahdollisten jäähyjen antaminen sekä kysymyksiin vastaaminen tai ohjaaminen oikeille tahoille.

Moderointia voi tehdä tapahtumapaikalta, mutta myös etänä. 

Moderointi tehdään pääosin omilta laitteilta, mutta tapahtumalla on muutama kannettava tietokone varmuuden vuoksi.

Green room kettuna pääset toteuttamaan tapahtuman vapaaehtoisten ruokahuoltoa.

Tehtävä edellyttää hygieniapassia. 

Häirintäyhdyshenkilönä olet mukana varmistamassa, että tapahtumamme on syrjinnästä sekä häirinnästä vapaa, ja että Kotae Expo olisi turvallinen paikka kaikille. Häryt toimivat päivystävässä roolissa, eli ovat tavoitettavissa tapahtuman aukioloaikoina. Tehtäväsi on tukea häirintää, ahdistelua, kiusaamista ja muuta epäasiallista kohtelua kohdanneita kävijöitä ja vapaaehtoisia.

Tehtävä edellyttää täysi-ikäisyyttä. Aikaisempi kokemus häirintäyhdyshenkilönä toimimisesta ja/tai häirintäyhdyshenkilön koulutus on tehtävässä eduksi. 

Iltabileistä vapaaehtoisille löytyy moninaisia tehtäviä! Apukäsiä tarvitaan aina bileiden järjestelystä niiden raivaamiseen, sekä sen aikana erilaisiin juokseviin tehtäviin.

Tehtävä edellyttää täysi-ikäisyyttä.

KotaeExpon info tietää kaiken ja vastaa kaikkiin kysymyksiin, joita tapahtumakävijöillä ja tapahtumaa tekevillä saattaa olla! Infolaisiksi haetaan henkilöitä, jotka hallitsevat asiakaspalvelun, eivät jäädy kiperienkään kysymysten edessä ja ovat aina valmiina löytämään vastaukset niin elämän tarkoitukseen kuin hukkuneen lompakon löytämiseksi. Työ infopisteessä on monipuolista, nopeatahtista ja välillä vähän stressaavaakin, joten hyvä paineensietokyky on tarpeen.

Järjestyksenvalvojat valvovat kävijöiden turvallisuutta tapahtumassa.

Tehtävä edellyttää voimassa olevaa JV-korttia ja asiakaspalveluasennetta.

Kalusteiden siirtelyä & opasteiden kiinnittämistä. Tehtävään liittyy raskaiden esineiden siirtelyä ja kantamista, joten hyvä yleiskunto on tarpeen. Työvuorot painottuvat tapahtuman aukiolon ulkopuoliselle ajalle.

Pääosa töistä ajoittuu perjantaille ja sunnuntaille. Kerrothan vapaa alue-kohdassa, mikäli et ole käytettävissä 28.-30.6. välisenä aikana jonakin päivänä.

Kisa-avustaja: Kilpailijoiden ohjeistamista tapahtumapaikalla, pukuhuonetilojen siistinäpitämistä, aikataulun seuraamista, tuomareiden avustamista.

Liikenteenohjaus kettuna pääset vastaamaan, että tapahtuman parkki saadaan käytettyä tehokkaasti ilman kaaosta.

Tehtävä edellyttää täysi-ikäisyyttä, ajokorttia sekä liikkumakykyä ja säänkestävyyttä. Työvuorot ajoittuvat koko tapahtuman ajalle.

Lipunmyynti kettuna tehtäviisi kuuluu lippujen myynti ja vaihto rannekkeisiin sekä VIP-pakettien jakaminen. 
Tehtävä edellyttää täysi-ikäisyyttä.

Logistiikan vapaaehtoisena toimit autokuskina tavaroiden/ihmisten hakua ja noutamista varten. B-luokan ajokortti vaaditaan. C-kortin omaavilta vaaditaan myös ajokokemusta. Työvuorot painottuvat perjantaille ja sunnuntaille.

Majoitusvalvojana valvot nukkuvien vapaaehtoisten ja kävijöiden unta. Työvuoroja sekä perjantai-, että lauantaiyönä. 

Tehtävä edellyttää täysi-ikäisyyttä.

Myynti kettuna pääset myymään oheistuotteita Kotaen Expon omalla Kotae shop myyntipisteellä.

Tehtävä edellyttää täysi-ikäisyyttä, asiakaspalveluhenkisyyttä ja huolellisuutta.

Narikkaketut ovat vastuussa tapahtuman narikan pyörittämisestä. 

Työ itsessään on yksinkertaista ja sopii hyvin myös nuorille ja ensikertalaisille,  mutta tekemistä sen sijaan on varmasti riittävästi. 

Hyvistä asiakaspalvelutaidoista on tehtävässä apua!

Puheohjelmien ja työpajojen valvomista ja avustavia tehtäviä.

Puheohjelmasalien vapaaehtoisille voi AV-tekniikan osaamisesta olla apua.

Salitekniikan (AV) ja tietotekniikan (tulostimet, lähiverkot, WLAN) ongelmanratkaisua.

Tehtävä sisältää vuoroja jo ennen tapahtumaa.

Tulkkina työskentelet pääasiallisesti tapahtumamme kunniavieraiden kanssa ja näiden ohjelmanumeroissa. Viittomakielentulkkia etsimme lisäksi mukaan päälavaohjelmistomme tueksi. 

Ohjelmistossamme kieliosaamiselle on tarvetta kielillä Japani-Suomi-Japani, sekä Englanti-Suomi-Englanti, ja Suomesta viittomakielelle.

Yleiskettuna olet tapahtumapaikalla niin sanottu joka paikan höylä, eli olet tarvittaessa kutsuttavissa auttamaan muita tiimejä erilaisissa tehtävissä, kuten mm. vesipisteiden täytössä tai ruuhka-ajan narikassa.

Tehtävät eivät vaadi erikoisosaamista.

Erikseen sovittu työtehtävä.

Oletko sopinut Kotae Expon vastaavan kanssa saapuvasi tekemään tiettyä tehtävää tapahtumassa? Jos sinut on ohjeistettu valitsemaan tähän ”Erikoistehtävä”, valitse tämä tehtäväksesi. Kerro tarkemmin Vapaa alue -kentässä mihin tehtävään ja kenen toimesta sinut on valittu.

Ethän valitse tehtäviisi erikoistehtävää, mikäli sinua ei ole erikseen kehotettu niin tekemään.

Vapaaehtoiseksi valittavien on oltava tapahtuman aikana vähintään 15 vuotta täyttäneitä. Osaan tehtävistä saatetaan myös edellyttää 18 vuoden ikää ja esimerkiksi hygieniapassia tai ajokorttia. (Näihin tehtäviin lukeutuvat mm. järjestyksenvalvojat, iltabileet, majoitusvalvojat ja muut yötyöt, sekä rahan käsittelyä sisältävät tehtävät.)

Eri tehtäviin etsimme myös jo aiemmin muissa tapahtumissa kokemusta saaneita konkareita. Heidät voidaan valita tarvittaessa myös vuorovastaaviksi ohjaamaan oman tehtäväalueensa vapaaehtoisia. Hakulomakkeella voit ilmoittaa kiinnostuksesi vuorovastaavana toimimiseen. 

 

Perehdytys

Harkitse vapaaehtoiseksi lähtemistä rohkeasti aikaisemmasta kokemuksestasi riippumatta! Suurimpaan osaan tehtävistä ei vaadita aiempaa kokemusta, ja opit työtehtävien perusasiat nopeasti. Lisäksi paikalla on aina vastaava, jolta voit kysyä apua.

Jos sinulla on kokemusta jostakin, mikä voisi olla hyödyksi hakemassasi työtehtävissä, mainitse siitä hakemuksessasi!

Vapaaehtoisiksi valituille järjestetään yleisluonteinen perehdytystilaisuus ennen tapahtumaa. Tiedotamme tilaisuuden ajankohdasta myöhemmin. Jotkin osa-alueiden vastaavat järjestävät myös erillisiä koulutustilaisuuksia tehtäviin liittyen. Opetusmateriaalit ovat saatavilla myös sähköisesti hyvissä ajoin ennen tapahtumaa.

Perehdytystilaisuuksiin osallistuminen ei ole pakollista. Suosittelemme niitä kuitenkin kaikille vapaaehtoisille, sillä perehdytys tarjoaa samalla erinomaisen mahdollisuuden tutustua muihin vapaaehtoisiin ja vastaaviin. Jos jokin asia askarruttaa, älä epäröi kysyä!

 

Hain vapaaehtoiseksi – tarvitsenko lipun tapahtumaan? 

Mikäli olet hakenut Kotae Expo 2024 tapahtuman vapaaehtoiseksi Kompassissa, tai jättänyt hakemuksen ohjelman järjestämisestä, ei sinun tarvitse hankkia lippua Kotae Expoon. 

Kotae Expo varmistaa lipputarjonnan kaikille vapaahetoishaussa ja ohjelmahaussa hakeneille, joten jos et tulisi valituksi tapahtuman vapaaehtoiseksi tai ohjelmanpitäjäksi, pystyt lunastamaan lipun vielä valintojen jälkeenkin. 

 

Työtodistus

Työtodistuksen saat tapahtuman vapaaehtoisvastaavalta viimeisen työvuorosi päätyttyä.

 

Yhteystiedot

Lisätietoa Kotae Expossa työskentelystä antaa vapaaehtoisvastaava. Tavoitat hänet toistaiseksi sähköpostitse osoitteella kotaery(at)gmail.com

 

Siirry Kompassiin ja täytä hakemus täällä!