Onko tapahtumajärjestäminen sinulla lähellä sydäntä? Olet kenties toiminut vapaaehtoisena jo useamman vuoden, ja mietit mitä muuta vapaaehtoistöillä voisi vielä olla sinulle tarjota?
Kotae Expon järjestämisestä vastaa noin 50 vapaaehtoista vastaavaa, joiden kunkin vastuulla on varmistaa, että heidän oma osa-alueensa tapahtumasta tapahtuu parhaalla mahdollisella tavalla. Vastuuta ei kuitenkaan tarvitse kantaa harteillaan yksin, vaan takanasi on joukko osaavia tapahtumien tekijöitä, jotka vuoden aikana tukevat kukin toinen toisiaan tehtävissään.
Muista vapaaehtoisista poiketen, vastaavien työ tapahtuman parissa on ympärivuotista, ja vaatii usein jonkin verran ennakkotietoa vapaaehtoistöistä, tapahtumanjärjestämisestä ja/tai projektihallinnasta. Tehtävä on kuitenkin mahdollista ottaa hoitaakseen myös tiiminä tutun tai entuudestaan tuntemattoman henkilön kanssa.
Kotae Expo 2024 etsiikin vielä täydennyksiä eri rooleihin järjestäjäorganisaatiossaan!
Avoimia tehtäviä löytyy alla luetelluista tehtävistä. Klikkaa nimike auki lukeaksesi tehtävästä lisätietoja.
Hakulomakkeen vastaavatehtäviin löydät TÄÄLTÄ
Tehtäviä täytetään sopivien henkilöiden löydyttyä. Päivitämme avoimien tehtävien listausta viikoittain!
Avoimet tehtävät:
Taloustiimi
Lipunmyyntivastaavalla on nimensä mukaisesti hallussaan tieto kaikista tapahtuman lipunmyyntiin liittyvistä asioista. Kotae Expossa liput myydään Tiketin lipunmyyntijärjestelmän kautta, joten esimerkiksi asiakaspalvelun määrä ennen tapahtumaa säilyy maltillisena. Rannekkeiden vaihdon suunnittelu ja lipunmyynnin vapaaehtoisten työvuorojen laatiminen ovat tärkeimpiä yksittäisiä vastuitasi.
Lipunmyyntivastaavana sujahdat tapahtumaorganisaatiossamme taloustiimiin. Aikaisempaa kokemusta et tehtävässä välttämättä tarvitse, kunhan olet järjestelmällinen ja pystyt hallitsemaan suuria kokonaisuuksia. Tiketin kulunvalvonta- ja raportointijärjestelmä ProTikettiin saat tehtävässä käyttökoulutuksen.
Sponsorivastaavana olet vastuussa Kotae Expon sponsorien ja myyjien koordinoinnista. Pääsetkin ottamaan roolia laajasta kokonaisuudesta yhdessä työparisi kanssa. Tähän kuuluvat muun muassa myyntipöytäsalin asettelun ja paikkajaon suunnittelu ja toteutus, myyntipaikkojen laskutus, sponsorien näkyvyyden varmistaminen tapahtuma paikalla, tarvittavien materiaalien kerääminen ja toimittaminen tapahtumapaikalle, myyjien ja sponsorien hankinta.
Tehtävän osalta töitä on jo aloitettu, mutta tiimi etsii vahvistuksia. Aikaisempaa kokemusta et tarvitse, mutta myyntihenkisyydestä, tarkkuudesta ja suurien kokonaisuuksien hahmottamisesta on sinulle tehtävässä apua.
Yhdistyksen rahastonhoitaja vastaa Kotae ry:n raha-asioista yhtessä tapahtuman talousvastaavan kanssa. Huolehdit käteisrahoista, kuiteista, pankkiasioista ja laskujen maksamisesta. Mahdollisuuksien mukaan huolehdit myös kirjanpidosta sekä tilinpäätöksen tekemisestä.
Viestintätiimi
Opastevastaavana huolehdit yhdessä turvallisuus-, esteettömyys-, viestintä-, ohjelma- ja muiden tiimien kanssa siitä, että tapahtumapaikalla asiat on mahdollisimman helppo löytää! Yksinkertaisimmillaan tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että lipunvaihtotiskin edustalla lukee lipunvaihto, ja että ohjelmatiloihin löytyy riittävästi opasteita, jotta niin kävijät kuin vapaaehtoisetkin löytävät niihin mahdollisimman vaivattomasti!
Työvoimatiimi
Löytyykö tapahtuman vapaaehtoisten taukotilasta kahvia ja pullaa, vai löytyykö sieltä virvoitusjuomia, nuudeleita, mokkapaloja ja riisipalloja? Greenroomvastaavana tähän vastaat sinä, ja pääsetkin suunnittelemaan greenroomin toteutuksen alusta loppuun!
Aikaisempaa kokemusta tehtävästä et suoranaisesti tarvitse, kunhan vapaaehtoisten viihtyvyys tapahtumassa on lähellä sydäntäsi. Tehtävässä tarvitset hygieniapassin.
Tapahtuman Discord-vastaavana otat vastuuta Kotae Expon kävijöiden keskustelukanavan luomisesta, sääntöjen kirjoittamisesta sekä modedaattorien opastuksesta. Kotae Expon virallisella kanavalla tulee tapahtumaan viestintää ja viestinvaihtoa eri aiheista, joten mitä paremmin pääset kiinni siihen, mitä kaikkea Kotaessa tapahtuu, sitä paremmin tehtävässäsi menestyt.
Aikaisempaa kokemusta Discord-vastaavuudesta et tarvitse, mutta Discordin käyttökokemus ja mahdollisen oman palvelimen aikaisempi ylläpito ovat tehtävässä avuksi.
Ohjelmatiimi
Kotae Expon iltabilevastaavana olet järjestämässä tapahtumaillan bileohjelmaa, ja olet vastuussa tapahtumapaikan ja artistien järjestelyistä.
Kotae Expon iltabileiden suunnittelutyöt ovat alustavalla tasolla käynnistyneet, ja iltaohjleman suurin kokonaisuus tulee olemaan messukeskuksella järjestettävät ikärajattomat iltabileet. Ikärajattomien iltabileiden rinnalla järjestämme yhteistyökumppanimme kanssa K18 bileet lähempänä Tampereen keskustaa.
Aikaisempaa kokemusta et tehtävässä välttämättä tarvitse, mutta hyvistä viestintä- ja vuorovaikutustaidoistan on sinulle apua esiintyjien ja yhteistyökumppanien kanssa käytäviin neuvotteluihin.
Kunniavierasvastaava vastaa nimensämukaisesti tapahtumaan saapuvien kunniavieraiden etsimisestä ja lopulta näiden saapumiseen ja tapahtumapaikalla vierailuun liittyvistä asioista. Tämä pitää sisällään muun muassa kunniavieraan matkojen ja hotellien varaukset, ohjelmasta sopimisen, sekä tapahtumapaikalla sujuvan liikkumisen varmistamisen.
Tehtävässä vaaditaan napakkaa aikataulujen hallintaa, sujuvaa englannin kielen taitoa ja hyviä viestintä- ja vuorovaikutustaitoja. Englanninkielen rinnalla myös muusta kielitaidosta on sinulle tehtävässä hyötyä.