Onko tapahtumajärjestäminen sinulla lähellä sydäntä? Olet kenties toiminut vapaaehtoisena jo useamman vuoden, ja mietit mitä muuta vapaaehtoistöillä voisi vielä olla sinulle tarjota?
Kotae Expon järjestämisestä vastaa noin 50 vapaaehtoista vastaavaa, joiden kunkin vastuulla on varmistaa, että heidän oma osa-alueensa tapahtumasta tapahtuu parhaalla mahdollisella tavalla. Vastuuta ei kuitenkaan tarvitse kantaa harteillaan yksin, vaan takanasi on joukko osaavia tapahtumien tekijöitä, jotka vuoden aikana tukevat kukin toinen toisiaan tehtävissään.
Muista vapaaehtoisista poiketen, vastaavien työ tapahtuman parissa on ympärivuotista, ja vaatii usein jonkin verran ennakkotietoa vapaaehtoistöistä, tapahtumanjärjestämisestä ja/tai projektihallinnasta. Tehtävä on kuitenkin mahdollista ottaa hoitaakseen myös tiiminä tutun tai entuudestaan tuntemattoman henkilön kanssa.
Kotae Expo 2024 etsiikin vielä täydennyksiä eri rooleihin järjestäjäorganisaatiossaan!
Avoimia tehtäviä löytyy alla luetelluista tehtävistä. Klikkaa nimike auki lukeaksesi tehtävästä lisätietoja.
Hakulomakkeen vastaavatehtäviin löydät TÄÄLTÄ
Tehtäviä täytetään sopivien henkilöiden löydyttyä. Päivitämme avoimien tehtävien listausta viikoittain!
Avoimet tehtävät:
Sponsorivastaavana olet vastuussa Kotae Expon sponsorien ja myyjien koordinoinnista yhdessä tiimisi kanssa.
Tehtäviin kuuluvat muun muassa myyntipöytäsalin asettelun ja paikkajaon suunnittelu ja toteutus, myyntipaikkojen laskutus, sponsorien näkyvyyden varmistaminen tapahtuma paikalla, tarvittavien materiaalien kerääminen ja toimittaminen tapahtumapaikalle, sekä myyjien ja sponsorien hankinta ja ohjeistus.
Tehtävän osalta töitä on jo laajasti aloitettu, mutta tiimiin etsitään vahvistuksia. Aikaisempaa kokemusta et välttämättä tarvitse, mutta myyntihenkisyydestä, tarkkuudesta ja suurien kokonaisuuksien hahmottamisesta on sinulle tehtävässä apua.
Kunniavierasvastaava vastaa nimensämukaisesti tapahtumaan saapuvien kunniavieraiden etsimisestä ja lopulta näiden saapumiseen ja tapahtumapaikalla vierailuun liittyvistä asioista. Tämä pitää sisällään muun muassa kunniavieraiden matkojen ja hotellien varaukset, ohjelmasta sopimisen, sekä tapahtumapaikalla sujuvan liikkumisen varmistamisen.
Tehtävässä vaaditaan napakkaa aikataulujen hallintaa, sujuvaa englannin kielen taitoa ja hyviä viestintä- ja vuorovaikutustaitoja. Englanninkielen rinnalla myös muusta kielitaidosta on sinulle tehtävässä hyötyä.
Töitä KV-tiimissä on jo aloitettu, mutta briiffaamme sinut ajantasalle tiimisi tehtävistä aloittaessasi!
Onko mielessäsi osa-aluekokonaisuus, jonka rakentamisessa haluaisit olla mukana?
Voit lähettää meille hakemuksen myös vastaavatehtävään, joka ei tällä hetkellä ole avoinna. Kerro hakemuksesi vapaasana kentässä ajatuksestasi tarkemmin, niin olemme sinuun yhteydessä.
Vastaavien edut
Tapahtuman vastaaville kuuluu Kotae Expossa vastaavia etuja kuin tapahtuman vapaaehtoisille, ja pientä extraa.
Näihin etuihin kuuluvat:
- Tapahtuman sisäänpääsy koko tapahtuman ajan
- Lämmin ruoka lauantaina ja sunnuntaina
- Pääsy vapaaehtoisten omaan taukotilaan (green room), jossa tarjolla myös pientä syötävää ja juomia
- Tapahtuman työvoima-merchin (t-paita tai muu Kotae-brändätty tuote)
- Halutessasi ilmaisen lattiamajoituksen pe-la-su
- Halutessasi työtodistuksen
Tapahtuman aikana vastaavilla on myös pääsy vastaavien omiin toimistotiloihin, joihin muut vapaaehtoiset tai tapahtuman osallistujat eivät yksittäisiä poikkeusryhmiä lukuunottamatta pääse. Vastaaville tarjotaan myös mahdollisuutta jaettuun taidekujapaikkaan tapahtuma-alueelta. Taidekujapaikasta kiinnostuneet vastaavat jakavat tällöin yhden tai enintään kaksi taidekujapaikkaa muiden vastaavien kanssa.
Vastaavat ovat myös mukana Kotae Expon edustustapahtumissa, joihin Kotae tarjoaa edustajilleen tarvittaessa sisäänpääsyn. Sisäänpääsy edellyttää tapahtuman edustustoimintaan osallistumista tapahtuman aikana. Edustamassa käymme sekä Suomessa että Baltiassa ja Pohjoismaissa. Kotaen mahdollisiin sivutapahtumiin, kuten valokuvauspäiviin ja tempauksiin, on vastaavilla myös vapaa pääsy.
Tämän lisäksi vastaavat pääsevät luonnollisesti vaikuttamaan tapahtuman kehitykseen sen alkumetreiltä lähtien. Oman vastuualueensa lisäksi Kotaen vastaavat voivat aina ehdottaa uusia toivomiaan ohjelmasisältöjä, ideoida spektaakkeleita ja tavoitella suosikki näytteilleasettajiaan ja taiteilijoitaan osallistumaan Kotaeen, ja toteuttaa näitä unelmiaan yhteistyössä upean vastaavayhteisömme kanssa.
Kotae ry toivottaa myös Kotae Expon järjestäjät tervetulleeksi yhdistyksen jäseniksi, sekä mukaan yhdistyksen vuosikokouksiin ja järjestettäviin tempauksiin.
Tapahtuman vastaaville ei makseta tehtävistä rahallista korvausta. Mahdolliset tapahtuman järjestämisestä tai sen edustamisesta aiheutuvat sovitut kulut korvataan järjestäjille sopimuksen mukaan. Korvausta matka- tai majoituskustannuksista ei 2024 kaudella korvata.