Onko tapahtumajärjestäminen sinulla lähellä sydäntä? Olet kenties toiminut vapaaehtoisena jo useamman vuoden, ja mietit mitä muuta vapaaehtoistöillä voisi vielä olla sinulle tarjota? Hae vastaavaksi!
Kotae Expon järjestämisestä vastaa noin 70 vapaaehtoista vastaavaa, joiden kunkin vastuulla on varmistaa, että heidän oma osa-alueensa tapahtumasta tapahtuu parhaalla mahdollisella tavalla! Vastaavien työ tapahtuman parissa on ympäri vuotista, ja vaatii sitoutumisen lisäksi usein myös jonkin verran ennakkotietoa vapaaehtoistöistä, tapahtumanjärjestämisestä ja/tai projektihallinnasta.
Vastuuta ei kuitenkaan tarvitse kantaa harteillaan yksin, vaan takanasi on joukko osaavia tapahtumien tekijöitä, jotka vuoden aikana tukevat kukin toinen toisiaan tehtävissään. Isompia, useaan osa-alueeseen vaikuttavia päätöksiä tapahtuman tuotannossa, tehdäänkin yhdessä.
Vailla aikaisempaa kokemusta? Hae kisälliksi!
Mikäli et vielä omaa aikaisempaa kokemusta vastaavatehtävistä, etkä tunne osa-alueita niin syvällisesti, että uskaltaisit hakeutua suoraa vastaavaksi, voit hakea myös kokeneemman vastaavan oppiin ns. kisälliksi! Kisällit opettelevat vuoden aikana vastaavansa tehtäviä, hoitavat tehtävään liittyviä pienempiä töitä ja ovat mukana mahdollisissa sopimusneuvotteluissa ja kokouksissa. Tavoitteena on, että kisällivuoden jälkeen jatkat samassa tehtävässä varsinaisena vastaavana.
Voit hakea kisälliksi samalla lomakkeella kuin vastaavaksi.
Kotae Expo 2025 etsii järjestäjiä kaikkiin rooleihin järjestäjäorganisaatiossaan!
Luettelo haussa olevista tehtävistä löytyy alta. Klikkaa nimike auki lukeaksesi tehtävästä lisätietoja.
Suuri osa vuoden 2024 vastaavista jatkaa tehtävissään, ja osa vaihtaa tehtävää organisaation sisällä toisiin rooleihin. Kaikkiin tehtäviin ei siis välttämättä haeta uusia varsinaisia vastaavia, eikä tiimejä muodosteta kokonaan uudelleen, mutta kisällejä kaipaamme moneen rooliin! Aikaisemman tapahtuman kokemuksilla, olemme myös luoneet täysin uusia tehtäviä, jotta tapahtuman laatua pystytään kehittämään jokaisella osa-alueella entisestään.
Listattuja tehtäviä on mahdollista myös yhdistellä (esimerkiksi lipunmyynti ja narikka toimivat sijainnillisesti yhtessä, mikäli vastaava näin toivoo, tai vastaavasti perinteinen kombinaatio taidekuja- ja artesaanivastaava on muodostettavissa.) Toisaalta tehtäviä on myös mahdollista ottaa hoitaakseen tiiminä tutun tai entuudestaan tuntemattoman henkilön kanssa, jos osa-alue yksin vastattavaksi tuntuu liian suurelta.
Hakulomakkeen vastaavatehtäviin löydät muutaman viikon kuluessa TÄÄLTÄ!
Tehtäviä täytetään sopivien henkilöiden löydyttyä, valintoja aletaan tehdä mahdollisimman pian haun avautumisen jälkeen.
Avoimet tehtävät:
Grafiikkatiimi
Tapahtuman Art directorina vastaat tapahtuman visuaalisesta ilmeestä ja sen muokkauksesta yhdessä grafiikkatiimisi kanssa. Sinulle ohjatuvat myös uudet pyynnöt koskien tapahtumaan tarvittavaa grafiikkaa, kuten oheistuotteiden kuvituksia, julisteita, ja sosiaaliseen mediaan liittyviä pyyntöjä. Art directorin ensisijainen tehtävä, on ohjata nämä pyynnöt eteenpäin tapahtuman graafikoille, ja seurata että kaikki työt valmistuvat pyydetyssä aikataulussa.
Tehtävässäsi tukena on oman tiimisi ohella myös tapahtuman viestintä- ja markkinointitiimi.
Art directorilta odotetaan sitoutumista tapahtuman olemassa olevaan graafiseen ilmeeseen, sekä graafisen ohjeistuksen seuraamista ja yhteistyössä päivittämistä. Tapatuman maskotit Koe ja Toki, sekä teemakahvila @Toriin hahmot, ovat grafiikkatiimin tärkeimmät työkaverit.
Tapahtuman grafiikkatiimin jäsenenä huolehdit Kotae Expon visuaalisesta ilmeestä ja uusien kuvitusten tuottamisesta. Mikäli sinulla siis riittää taiteellista silmää, ja Kotaen maskottien ja ilmeen parissa työskentely voisi olla sinun juttusi, hae mukaan tiimiin!
Kerrothan hakemuksessasi, millaisia juttuja toivoisit erityisesti pääseväsi tekemään. Tiimissä tekemistä löytyy niin 2D kuvituksen, oheistuotteiden suunnittelun, 3D mallinnuksen ja animoinnin, sekä videosisältöjen ja monen muun graafisen sisällön tuottamisessa.
Liitäthän mukaan myös linkin portfolioon / työnäytteisiin, jotka kuvastavat töitäsi, ja edustavat samaa tyylisuuntaa Kotae Expon hahmojen ja yleisilmeen kanssa.
Tapahtuman grafiikkatiimin 3D-animaattorina ja mallintajana olet mukana vastaamassa Kotaen liikkuvaisesta visuaalisesta ilmeestä TikTokissa sekä tapahtumapaikalla! Mikäli sinulla riittää taiteellista silmää, ja Kotaen maskottien ja ilmeen parissa työskentely, erityisesti 3D-muotoisena voisi olla sinun juttusi, hae mukaan tiimiin!
Kerrothan hakemuksessasi, millaista kokemusta sinulla löytyy 3D mallintamisesta sekä animoinnista. Tiimin töistä on jo aloitettu kaudella 2024, joten täysin alusta ei tälläkään osa-alueella tarvitse aloittaa.
Liitäthän mukaan myös linkin portfolioon / työnäytteisiin, jotka kuvastavat töitäsi.
Verkkosivujen UI/UX vastaavana pääset pureutumaan syvemmälle siihen, mitä verkkosivuillamme vierailijat näkevät, ja kuinka sujuvaa sivuston käyttäminen käyttäjäkokemuksena on.
Tapahtumamme verkkosivut toimivat WordPress alustalla, joten WordPressin ja sen asetusten aikaisempi tuntemus on tehtävässä eduksi.
Saat tukea tehtävääsi omalta tiimiltäsi, mutta myös markkinointi- ja viestintätiimiltä.
Kunniavierastiimi
Kunniavierasvastaavien tiimin tiiminvetäjänä toimit samoissa tehtävissä kuin muut kunniavierasvastaavat, mutta kannat ensisijaista vastuuta kunniavierastiimin töiden etenemisestä, sekä työn raportoinnista muiden vastaavien suuntaan.
Kunniavierasvastaavana tehtäviisi kuuluvat ennen tapahtumaa kunniavieraiden suunnittelu ja tiedustelu tapahtumaan, vieraiden ohjelmien aikatauluttaminen, sekä tarvittavien tulkkien ja juontajien varmistaminen. Kunniavierasvastaavana toimit tapahtumaan kutsutun vieraan yhteyshenkilönä kaikissa asioissa. Sovit myös vieraiden matkustamiseen liittyvistä asioista, sekä mahdollisista majoitustarpeista. Pääset myös tekemään tiivistä yhteistyötä tapahtuman markkinoinnin ja viestinnän kanssa mm. uutisten luomisessa ja vieraiden julkistuksien kanssa.
Tapahtumaviikolla pääasiallisiin tehtäviisi kuuluvat muun muassa vieraiden vastaanotto, vieraiden hostaaminen, sekä ohjelmissa avustaminen.
Kunniavierastiimin tiiminvetäjältä odotetaan aikaisempaa kokemusta kunniavierasvastaavan tehtävistä, tai muuta soveltuvaa kokemusta. Tehtävä edellyttää napakkaa aikataulujen hallintaa, sekä hyviä viestintä- ja vuorovaikutustaitoja. Kielitaito (jap, kor, sv) on tehtävässä eduksi, muttei pakollinen. Englanninkielen hyvää osaamista (kirjallinen ja suullinen) edellytetään.
Kunniavierasvastaavana tehtäviisi kuuluvat ennen tapahtumaa kunniavieraiden suunnittelu yhdessä tiimisi kanssa, näiden kutsuminen tapahtumaan, sekä lopulta vieraiden ohjelmien aikatauluttaminen, ja tarvittavien tulkkien ja juontajien varmistaminen. Kunniavierasvastaavana toimit tapahtumaan kutsutun vieraan yhteyshenkilönä kaikissa asioissa. Sovit myös vieraiden matkustamiseen liittyvistä asioista, sekä mahdollisista majoitustarpeista.
Tapahtumaviikolla pääasiallisiin tehtäviisi kuuluvat muun muassa vieraiden vastaanotto, vieraiden hostaaminen, sekä ohjelmissa avustaminen.
Kunniavierasvastaavan tehtävissä aikaisemmasta järjestäjäkokemuksesta ja työskentelystä kunniavieraiden parissa on apua, mutta aikaisempi kokemus ei ole välttämätöntä. Tehtävä edellyttää napakkaa aikataulujen hallintaa, sekä hyviä viestintä- ja vuorovaikutustaitoja. Kielitaito (jap, kor, sv) on tehtävässä eduksi, muttei pakollinen. Englanninkielen hyvää osaamista (kirjallinen ja suullinen) edellytetään.
Ohjelmatiimi
Ohjelmatiimin vetovastuisena ohjelmavastaavana vastaat yhdessä muiden tiimisi jäsenten kanssa siitä, että Kotae Expo 2025 tapahtuman ohjelmistosta löytyy monipuolisesti erilaista ohjelmaa, ja että niistä muistetaan myös kertoa eteenpäin! Seuraat myös lavatiimien tiiminvetäjien kanssa lavaohjelmien ja kilpailutusten etemistä, ja olet valmis tarttumaan toimeen, mikäli järjestelyt eivät etene niille määritellyn aikataulun puitteissa. Työ on suurimmilta osin suunnittelutyötä tiiminvetäjien kanssa, tiimien johtamista ja ohjeistamista, sekä yhteistyötä tapahtuman viestinnän kanssa.
Tapahtuman ohjelmatiimi koostuu neljästä eri kokonaisuudesta, joiden tiiminvetäjinä toimivat:
– Päälavatuottaja
– Sivulavatuottaja
– Ohjelmavastaava (A-hallin ohjelma)
– Ohjelmavastaava (Seminaarikeskuksen ja kokouskäytävän ohjelma)
Ohjelmatiimin tiiminvetäjänä nämä neljä henkilöä ovat ne, joiden kanssa teet yhteistyötä vuoden aikana tiiviimmin. Tiiminvetäjät vastaavat omalta osaltaan omista tiimiläisistään, jotka vastaavat muun muassa eri ohjelmakokonaisuuksista ja niiden tuotannoista.
A-hallin ohjelmavastaavana vastaat kaikesta siitä ohjelmasta, joka tapahtuu tapahtuman päähallissa. Vastuullasi ovat muun muassa ohjelmahaun avaaminen, hakemusten käsittely, viestintä ohjelmanpitäjien kanssa, sekä ohjelmien aikataulutus julkaisuvalmiuteen asti.
Ohjelman koostamisen ohella, pidät myös huolta oman tiimisi hyvinvoinnista ja jaksamisesta. Tiimiisi olisivat 2024 vuoden mallilla kuuluneet Kotae Streams vastaava, taideohjelmavastaava (pajat ja taidenurkkaus), sekä liikuntaohjelmavastaava. Näiden ohella vastaat myös yhdessä sidosryhmävastaavien kanssa siitä, että hallista varataan tilaa yhteistyökumppaneiden standeille ja ohjelmalle, sekä siitä, että näiden ohjelmat päätyvät ohjelmakarttaan. Sidosryhmien rekrytointiin ja viestintään voit osallistua halutessasi myös itse.
Seminaarikeskuksen ja kokouskäytävän ohjelmavastaavana vastaat kaikesta siitä ohjelmasta, joka tapahtuu tapahtuman puheohjelma- ja kokoustiloissa. Seminaarikeskuksen ja kokouskäytävän ohella vastuullasi on aikatauluttaa myös Sirius-salin ohjelmistoa. Vastuullasi ovat muun muassa ohjelmahaun avaaminen, hakemusten käsittely, viestintä ohjelmanpitäjien kanssa, sekä ohjelmien aikataulutus julkaisuvalmiuteen asti.
Ohjelman koostamisen ohella, pidät myös huolta oman tiimisi hyvinvoinnista ja jaksamisesta. Tiimiisi olisivat 2024 vuoden mallilla kuuluneet kunniavierastiimi, esteettömyysvastaava (hiljainen tila), sekä cosplay tanssiaisten vastaavat.
Tapahtuman cosplayvastaavana olet mukana tuottamassa tapahtuman cosplay kilpailuja. Kotaen cosplaytiimissä sitoudut tuottamaan paitsi laadukkaita kilpailuja, myös pitämään mukana sopivan kattauksen matalan kynnyksen cosplay ohjelmia ja kilpailuja, kuten aloittelijoiden kilpailut, sekä cosplay foxwalk vuonna 2024.
Tiimiisi kuuluu lisäksesi myös cosplay mamma vastaava, jonka kanssa pääsette suunnittelemaan kokonaisuutta yksityiskohtaisemmin. Halutessanne tiimissä on tilaa myös Cosplay Foxwalkista erikseen vastaavalle henkilölle.
Kilpailujen järjestämisen ohella huolehdit, että kilpailuille järjestyvät lavoilta harjoitusajat, kilpailijoiden ilmoittautuimsten avaamisesta ja tiedottamisesta, sekä kisaajien ja cosplay vapaaehtoisten tiedotuksesta. Vastuullasi ovat myös kilpailujen palkintojen suunnittelu ja järjestäminen, jossa saat tarvittaessa tukea tapahtuman sponsorivastaavilta.
Cosplaytanssiaisten vastaavana pääset luomaan taianomaista iltaohjelmaa Kotae Expon lauantai-iltaan, minkä ohella kokoat yhteen tanssiopettajia järjestämään päiväsaikaista historiallisten tanssienopetusta tapahtuman halleihin.
Huolehdit myös, että ohjelmien kuvaukset tulevat ennen tapahtumaa julkaisuiksi, ja tanssiaisten settilista päästään toivetansseja lukuunottamatta julkaisemaan hyvissä ajoin. Vastaat osaltasi myös tanssiaisten teeman mukaisen koristelun suunnittelusta ja toteutuksesta.
Cosplaytanssiaisten ja -opetuksesta vastaavia henkilöitä voi tapahtumassa olla useita, tai voit ottaa kokonaisuuden haltuun itsenäisesti.
Tapahtuman cosplaymammojen omana vastaavana huolehdit, että cosplaykilpailujen avustajat saadaan rekrytoitua, ja huolehdit heidän valinnoistaan sekä ohjeistuksistaan. Toimit tehtävissäsi cosplay vastaavan lähimpänä apulaisena, samalla kun huolehdit, että cosplay mammat pysyvät tehtävistään ajantasalla, ja pystyvät auttamaan kilpailijoita parhaalla mahdollisella tavalla.
Huolehdit myös cosplay pukuhuoneiden varauksesta (kisaaja + kävijä pukuhuoneet), sekä niiden varustelusta.
Kotae Streams vastaavana huolehdit, että tapahtumaan haettavien striimaajien rekrytoinnista, ja aikataulujen laatimisesta. Huolehdit myös siitä, että saapuvat striimaajat saavat kaiken tarvittavan informaation tapahtumaan saapumisesta ja siellä striimien käynnistämisestä. Vastuualueellesi kuuluvat myös striimaukseen tarvittavien laitteiden hankinnasta tapahtumapaikalle, ja yhteistyökumppanien etsintä, tarvittaessa yhdessä tapahtuman sponsoritiimin kanssa.
Yhteistyössä viestintätiimin kanssa valmistelette myös lähetysten livejakamisen Kotaen omille kanaville, sekä tarvittavien striimaus grafiikoiden, sekä taustatelineiden ja -kankaiden suunnittelun ja toteutuksen.
Tapahtuman osallistavan ohjelman vastaavana toimit tiiviissä yhteistyössä A-hallin ohjelmavastaavan kanssa. Vastaat osallistavaa ohjelmaa vetämään tulevien urheiluseurojen ja -yhdistysten kanssa käytävistä keskusteluista, sekä näiden ohjelmien viemisestä kuvauksineen julki Kompassiin sekä tapahtuman verkkosivuille.
Koostat monipuolista ohjelmaa niin kamppailulajien kuin tanssiohjelmankin (k-pop, odottemita, parapara, muut tanssiharjoitukset, pl. historialliset tanssit) osalta. Näiden ohella voitte yhdessä ohjelmavastaavan kanssa sopia myös muista ohjelmakokonaisuuksista, jotka kaipaavat käyttöönsä tavallista enemmän lattiapinta-alaa.
Taideohjelmavastaavana hyppäät osaksi tapahtuman ohjelmatiimiä keventämään ohjelmavastaavien kokonaisvaltaista työtaakkaa.
Huolehdit taidenurkkauksen toteutuksesta aina kalusteiden suunnittelusta siellä järjestettävään aikataulutettavan ja jatkuvan ohjelman organisointiin asti. Taidenurkkauksen ohella rekrytoit askartelu ja taidepajoille vetäjät, sekä vastaat Kotaen omien pajaohjelmien, kuten viuhka- ja hammastyöpajojen hankinnoista ja toteutuksesta yhdessä muiden vastaavien kanssa.
Ohjelmatiimi – lavatuotannot
Päälavatuottajana vastaat tapahtuman päälavalle koostettavasta ohjelmasta ja sen aikataulutuksesta. Toimit tehtävässsäsi tiiminvetäjänä niille tapahtuman vastaaville, joiden ohjelmat tullaan näkemään tapahtuman päälavalla.
Sivulavatuottajana vastaat tapahtuman sivulavalle/foxwalkille koostettavasta ohjelmasta ja sen aikataulutuksesta. Toimit tehtävässsäsi tiiminvetäjänä niille tapahtuman vastaaville, joiden ohjelmat tullaan näkemään tapahtuman sivulavalla.
Tapahtuman lavatuottajan roolissa toimit ensisijaisena yhteyshenkilönä lavojen käytännön rakennuksesta, sekä tapahtumapaikan ripustuksien toteutuksesta vastaavan yhteistyökumppani CT:n suuntaan.
Suunnittelet yhteistyössä pää- ja sivulavatuottajien, sekä Creative Technologiesin asiantuntijoiden kanssa, millaiset lavat tapahtumapaikalle tullaan rakentamaan, ja sovit niiden sijoittelusta, sekä kasaus ja purkuaikatauluista yhdessä tapahtuman tilavastaavan kanssa.
Tarjouksen läpikäynnissä ja hyväksymisessä tukenasi ovat myös tapahtuman taloustiimi sekä pääjärjestäjät.
Tapahtuman avajais- ja päättäjäisvastaavana vastaat tapahtuman avajaisten ja päättäjäisten suunnittelusta, käsikirjoituksesta, esiintyjien rekrytoinnista sekä ohjeistamisesta. Tehtävässä tukenasi toimivat tapahtuman lavatuottajat sekä muut vastaavat.
Tapahtuman AMV-vastaavana huolehdit tapahtuman anime musiikkivideo kilpailun tuotannosta. Kirjoitat kilpailun säännöt, vastaat ilmoittautumisen ja mahdollisen ennakkokarsinnan järjestelyistä, sekä kisaajien tiedottamisesta tapahtuman lähestyessä. Huolehdit myös tapahtumapaikan järjestelyistä yhteistyössä lavatuottajasi kanssa.
Itse kilpailun järjestelyjen lisäksi, vastaat kilpailun / kilpailujen palkintojen suunnittelusta ja hankinnasta yhdessä muiden kilpailujärjestäjien ja tarvittaessa sponsoritiimin kanssa.
Tapahtuman CMV-vastaavana huolehdit tapahtuman cosplay musiikkivideo kilpailun tuotannosta. Kirjoitat kilpailun säännöt, vastaat ilmoittautumisen ja mahdollisen ennakkokarsinnan järjestelyistä, sekä kisaajien tiedottamisesta tapahtuman lähestyessä. Huolehdit myös tapahtumapaikan järjestelyistä yhteistyössä lavatuottajasi kanssa.
CMV-kilpailun ohella voit myös halutessasi yhteistyössä viestintä- ja markkinointitiimin kanssa lähteä järjestämään matalamman kynnyksen cosplay-tiktok kilpailua.
Itse kilpailun järjestelyjen lisäksi, vastaat kilpailun / kilpailujen palkintojen suunnittelusta ja hankinnasta yhdessä muiden kilpailujärjestäjien ja tarvittaessa sponsoritiimin kanssa.
Idolfest vastaavana sujahdat tapahtumamme lavatiimeihin vastaamaan tapahtumamme vauhdikkaasta idoli festivaalissa! Vastaat festivaalin esiintyjien haun avaamisesta, esiintyjien valinnoista, sekä heidän tiedottamisestaan ennen tapahtumaa, sekä esiintyjien julkaisuista tapahtuman kanavissa ennen tapahtumaa. Vastaat myös käytännön järjestelyistä tapahtumapaikalla yhdessä lavatuottajasi kanssa.
Tapahtuman iltabilevastaavana sujahdat tapahtumamme lavatiimeihin vastaamaan osasta tapahtumamme iltaohjelmaa. Vastaat esiintyjien haun avaamisesta, ja rekrytoinnista, sekä heidän tiedottamisestaan ja aikataulujen sopimisesta ennen tapahtumaa. Vastaat myös esiintyjien julkaisusta tapahtuman kanavissa ennen tapahtumaa.
Vastaat myös käytännön järjestelyistä tapahtumapaikalla yhdessä lavatuottajasi kanssa. Iltabileiden aikana tapahtumassa vastuullasi ovat myös tapahtuman iltabileiden vapaaehtoiset, joiden ohjeistukset ja työvuorotus lukeutuvat vastuisiisi.
Tapahtuman K-pop tuottajana kuolehdit tapahtuman K-pop tanssikilpailun tuotannosta. Kirjoitat kilpailun säännöt, vastaat ilmoittautumisen ja mahdollisen ennakkokarsinnan järjestelyistä, sekä kisaajien tiedottamisesta tapahtuman lähestyessä. Huolehdit myös tapahtumapaikalla tarvittavista järjestelyistä yhteistyössä lavatuottajasi kanssa.
Halutessasi voit olla mukana myös suunnittelemassa tapahtuman muuta K-pop teemaista ohjelmistoa yhdessä osallistavan ohjelman vastaavan kanssa.
Itse kilpailun järjestelyjen lisäksi, vastaat kilpailun / kilpailujen palkintojen suunnittelusta ja hankinnasta yhdessä muiden kilpailujärjestäjien ja tarvittaessa sponsoritiimin kanssa.
Tapahtuman muotinäytösten vastaavana olet mukana sopimassa ja järjestämässä tapahtumaan saapuvia muotinäytöksiä ja niiden järjestelyitä. Näytökset saattavat koostua katumuodista tai perinteidemmistä tyylisuunnista, kuten kimonoista ja hanbokeista.
Huolehdit esiintyjien ja näytösten vetäjien tiedottamisesta tapahtuman lähestyessä, ja yhdessä sponsori- ja sidosryhmävastaavien kanssa varmistat, että heiltä löytyy tapahtumasta oma myyntipaikkansa, yhdistyspöytänsä tai muu näytteilleasettajien pisteensä.
Stage managerina toimit lavatuottajien tukena kaikessa lavalla tapahtuvassa käytännön tekemisessä. Olet tiiviisti mukana ajolistojen koostamisessa ja suunnittelussa, ja vastaat omalta osaltasi siitä, että kaikki esityksessä / kilpailussa / muussa ohjelmassa tarvittavat mediat ovat valmiina ohjelman alkaessa.
Tapahtuman aikana vietät aikaasi erityisesti tapahtuman back stagella, ohjaten esiintyjiä, valoja ja ääntä, jotta kaikki pystyvät toimimaan yhteen mahdollisimman sujuvasti.
Taloustiimi
Talousvastaavana vastaat tapahtuman budjetin suunnittelusta, sekä tapahtuman talouslukujen koostamisesta yhteen tapahtuman jälkeen. Tehtävänäsi on huolehtia, että muut vastaavat tietävät rahankäytön periaatteet, sekä oman osa-alueensa budjetin. Huolehdit myös, että jokaisesta ostosta ja kulukorvaushakemuksesta löytyy kuitit, ja että tarvittavat maksut ja laskut lähtevät ajallaan matkaan.
Tarpeen vaatiessa saatat avustaa myös sponsori-, artesaani- ja taidekujavastaavia laskujen lähettämisessä, ja seuraat laskujen maksutilannetta tapahtuman tiliotteilta.
Talousvastaavana toimit myös tiiminvetäjänä muille taloustiimin jäsenille, ja varmistat että he pystyvät hoitamaan omia osa-alueitaan parhaalla mahdollisella tavalla. Olet vastaaviesi tukena muun muassa lippujen, myyntipaikkojen, sekä sponsorisopimusten hinnoittelun päätöksissä, sekä sopimusneuvotteluissa.
Tehtävässäsi sinua tukevat tapahtuman pääjärjestäjät. Suurimmat budjettilinjaukset tehdään yhdessä tapahtuman johtoryhmän sekä yhdistyksen hallituksen kesken.
Lipunmyyntivastaavana olet osana huolehtimassa tapahtumamme lipunmyynnistä, sekä tapahtumapaikalla tapahtuvasta lipunvaihdosta. Suunnittelet lipunmyyntipisteiden paikat ja jonotussuunnat yhdessä tilavastaavan kanssa, sekä myytävät lipputuotteet (perusliput, early foxit, vipit, perheliput), sekä niiden hinnat yhdessä talousvastaavan kanssa.
Huolehdit tapahtuman lipunmyyntikumppanin kilpailutuksesta sekä sopimusneuvotteluista yhdessä talousvastaavan kanssa, ja raportoit tapahtuman lipunmyynnin kehitystä muiden vastaavien suuntaan.
Vastuullasi on myös iso tiimi tapahtuman lipunmyynnin vapaaehtoisia, joiden ohjeistusten ajantasaisuudesta sekä työvuorotuksesta pääset huolehtimaan.
Artesaanivastaavana huolehdit tapahtumaan saapuvien artesaanien haun avaamisesta, artesaanivalintojen tekemisestä, sekä lopullisten näytteilleasettajien tiedottamisesta ja ohjeistuksista.
Keräät näytteilleasettajista tiedot tapahtuman verkkosivuille, ja suunnittelet paikkakartat huolellisesti ennakkoon, jotka välität myös grafiikkatiimille eteenpäin, viestinnän käyttöön menevien tarkempien karttojen laatiimseksi.
Taidekujavastaavana huolehdit tapahtumaan saapuvien taidekujailijoiden haun avaamisesta, taiteilijavalintojen tekemisestä, sekä lopullisten näytteilleasettajien tiedottamisesta ja ohjeistuksista.
Keräät näytteilleasettajista tiedot tapahtuman verkkosivuille, ja suunnittelet paikkakartat huolellisesti ennakkoon, jotka välität myös grafiikkatiimille eteenpäin, viestinnän käyttöön menevien tarkempien karttojen laatiimseksi.
Kirpputorivastaavana olet vastuussa tapahtuman osallistujien kirpputori-alueesta. Suunnittelet tavaran tuonnin aikataulut, kirpputorin pöytien ja jonotusalueen suunnittelun, kirpputorin vapaaehtoisten ohjeistukset, sekä rahastuksen ja myyntien ulosmaksun toteutuksen.
Sponsorivastaavana vastuullasi ovat tapahtuman someissa, lavoilla, sekä mm. kilpailujen palkinnoissa ja kuvausseinillä näkyvät näytteilleasettajat ja sponsorit. Huolehdit mainospaikkojen myynnistä, CMR järjestelmän (asiakkuuksien hallinta) tietojen ylläpitämisestä, laskutuksesta, sekä tarvittavien mainosmateriaalien vastaanottamisesta ja tuottamisesta tapahtumapaikalle.
Tapahtumapaikalla vastaat siitä, että jokainen mainospaikan ostanut sponsori näkyy tapahtumassa luvatulla tavalla, olet mukana lavojen rakennuksessa kiinnittämässä tarvittavat mainokset lavojen yhteyteen, sekä varmistamassa, että tilat suuremmille mainospaikoille tapahtumapaikalta löytyvät.
Sponsorivastaavana vastuullasi ovat tapahtumaan saapuvat näytteilleasettajat. Huolehdit myyjien rektytoinnista, CMR järjestelmän (asiakkuuksien hallinta) tietojen ylläpitämisestä, laskutuksesta, sekä myyntipaikkakarttojen laatimisesta. Tapahtumapaikalla olet myyntisalissa mittaamassa halliin myyntipaikkojen merkintöjä, sekä vastaanottamassa myyjiä, ja ohjaamassa näitä oikeille paikoille hallissa.
Taltiointitiimi
Taltiointivastaavana toimit koko taltiointitiimin vetäjänä, ja huolehdit, että jokaisella osa-alueella pysytään niille nimetyissä aikatauluissa. Keräät myös yhteen muulta tapahtumaorganisaatiolta toiveita taltioitavista ohjelmista ja aiheista, joita muun muassa tapahtuman markkinointi voi työssään hyödyntää tulevina vuosina. Näiden ohella sovit myös conikuvat.fi yhteisön kuvauspisteen järjestelyistä tapahtumaa varten.
Huolehdit myös siitä, että yhteistyösopimuksiin kirjatut velvoitteet sponsorien näkyvyydestä esimekiksi tapahtuman virallisessa after moviessa tai muissa yhteyksissä toteutuvat.
Tapahtuman kuvauspistetuottajana suunnittelet ja toteutat tapahtuman itsenäisen valokuvauksen kuvauspisteet, joissa tapahtuman osallistujat pääsevät ottamaan valokuvia eri teemaisissa ympäristöissä. Vastaat myös siitä, että kuvausseinien yhteydessä saatavilla on proppeja syventämään immersiota kuvaustaustaan uppoamisesta (esim. pulpetit kouluteemaisen taustan edustalla.) Tehtäviisi kuuluu myös kuvausseinistä informaation tuottamisen viestinnän kautta kävijöille.
Huolehdit yhdessä sponsorivastaavien kanssa myös tapahtuman ulkopuolisista kuvauspisteiden tuottajista, kuten 360 kuvauspisteen järjestelyistä, sekä mahdollisista sponsoroiduista kuvaustaustoista eri maailmoissa.
Yhteistyössä kävijähuolto ja taltiointivastaavan kanssa, voitte suunnitella pisteiden yhteyteen myös muita palveluita, kuten tapahtuman valokuvaajien paikallaoloja tiettyinä aikoina, tai vapaan polaroid kuvien ottajan kuvausseinien läheisyydessä.
Valokuvausvastaavana otat vastuullesi tapahtuman ohjelmien valokuvausmuotoisen taltioinnin. Vastuullasi tapatuman aikana ovat tapahtuman valokuvaajat, sekä heidän ohjeistustensa laatiminen.
Suunnittelet myös yhdessä kuvauspistetuottajan kanssa, mahdollisten kiinteästi sijoitettujen kuvaajien aikataulut kuvausseinien läheisyydessä, sekä cosplay-kilpailijoiden kuvaukset yhdessä cosplayvastaavan kanssa.
Videotaltiointivastaavana otat vastuullesi tapahtuman ohjelmien videotaltioinnin, sekä tapahtuman aftermovie-video klippien kuvauksen. Vastuullasi tapatuman aikana ovat tapahtuman liikkuvan kuvan taltioijat, sekä heidän ohjeistustensa laatiminen.
Tekniikkatiimi
Tekniikkavastaavana sinulla on vetovastuu tekniikkatiimistä. Tekniikkatiimiin kuuluu lavatekniikkavastaava, verkkovastaava, Kompassivastaava ja Kotae Expo -sovellusvastaava.
Tehtäviisi kuuluu tapahtuman teknisen kokonaisuuden suunnittelu, hankintojen tekeminen ja toimittajien kilpailuttaminen. Teet tiivistä yhteistyötä muiden tiiminvetäjien, erityisesti tilavastaavan kanssa. Keräät muiden järjestäjien tekniset tarpeet ja hoidat niiden tilaamisen yhteistyökumppaneilta. Lisäksi huolehdit tekniikkavapaaehtoisistasi sekä ennen tapahtumaa että sen aikana.
Tapahtumapaikalla vastaat vapaaehtoistesi perehdyttämisestä ja ohjaamisesta. Varmistat, että kaikki tilatut laitteet toimivat ja toimitetaan oikeisiin paikkoihin. Saatat myös joutua ratkaisemaan yllättäviä teknisiä ongelmia tapahtuman aikana.
Tehtävässäsi sinua tukevat muut tiiminvetäjät ja pääjärjestäjät.
Esitystekniikkavastaava huolehtii lavan teknisestä toteutuksesta. Tunnet käytettävän tekniikan ja varmistaa, että kaikki tarvittava laitteisto on paikalla mm. luontosaleissa ja kunniavierasohjelmissa, ja toimintakunnossa. Vastaava rekrytoi ja kouluttaa vapaaehtoiset laitteiden käyttöön sekä koordinoi heidän työvuorojaan tiiviissä yhteistyössä lavatiimien kanssa. Hän takaa, että esitykset sujuvat teknisesti moitteettomasti ja että kaikki vapaaehtoiset ymmärtävät tehtävänsä ja osaavat käyttää laitteita oikein.
Tukenasi sinulla on tekniikkavastaava ja teet tiivistä yhteistyötä myös teknisen lavatuottajan kanssa.
Olet osa tekniikka tiimiä. Tehtäväsi on huolehtia tapahtuman sisäisen verkon toimisesta tapahtuman aikana.
Tilatiimi
Onko sinulla kyky tehdä tilasta kuin tilasta kodikas? Tilojen somistuksen ja valosuunnittelun vastaavana vastaat tapahtumien visuaalisesta ilmeestä tapahtumassa. Suunnittelet ja toteutat somistuksen ja valaistuksen huomioiden tilan ominaisuudet ja käytettävissä olevan budjetin. Tehtäväsi on luoda elämyksellinen ja visuaalisesti vaikuttava ympäristö, joka tukee tapahtuman teemaa ja tunnelmaa.
Olet osa tilatiimiä. Olet vastuussa että Kotae Expo on kaikkien saavutettavissa. Kotae Expo noudattaa turvallisen tilan periaatteita, mistä saat ohjenuoran tehtävääsi. Tehtäväsi on suunnitella mm. esteetön kulku, hiljainen tila, häirintäyhteyshenkilöt ja informoida viestintätiimin kautta kävijöitä esteetömyydestä ja turvallisen tilan periaatteista Kotae Expossa.
Olet osa tilatiimiä ja vastuullasi on tapahtuman tehokas ja turvallinen kasaaminen ja purku. Olet vastuussa vapaaehtoistoisten tarpeen mitoituksesta itsellesi kasaukseen ja purkuun. Suunnittelet mm. aikatauluja tapahtuman kasaus tarpeiden mukaan ja tehtävälistoja sujuvuuden takaamiseksi. Teet tiivistä yhteistyötä erityisesti tilavastaavan ja logistiikan kanssa.
Logistiikkavastaavana tehtäviisi kuuluu tapahtuman kaikki logistiset tarpeet. Vastaat tarvittaevien kuljettajien ja kulkuneuvojen järjestämisestä/vuokraamisesta. Koostat vastaavilta logistiikkatoiveet muilta vastaavilta ja luot ajolistat. Teet tiivistä yhteistyötä kasauksen ja purun kanssa aikataulujen ajoittamisessa.
Apunasi sinulla on Tilavastaava.
Opastevastaava tehtäväsi on suunnittella, kilpailutta ja asentaa opasteet. Opasteita on tapahtumapaikalla printtejä sekä digitaalisia näyttöjä. Tapahtumassa varmistat opasteiden selkeyden, informatiivisuuden ja strategisen sijoittelun. Sinulle on hyötyä, jos sinulla on kokemusta mitä informaatiota kävijä tarvitsee missäkin tilassa.
Teet tiivistä yhteistyötä tilavastaavan ja tiiminvetäjän kanssa. Turvallisuus ja esteettömyys ovat myös keskeisiä, ja opasteiden tulee olla saavutettavia kaikille osallistujille. Graaffisesta osaamisesta on hyötyä, mutta siinä auttaa myös tapahtuman grafiikkatiimi.
Sinulla on tehtävässäsi tukena tilavastaavat.
Turvallisuustiimi
Sykkiikö sydämesi turvalliselle hauskalle ja jonojen suunnittelulle? Tehtäviisi kuuluu mm. poliisin ilmoitus- ja lupa-asiat, turvallisuussuunnitelma, kulunvalvonnan suunnittelu ja järjestyksenvalvojien vuorotus. Aikaisempi kokemus järjestyksenvalvonnasta katsotaan isoksi eduksi.
Tehtäväpariksesi saat toisen turvallisuusvastaavan jakaman työtehtäviä, mutta sinä olet tiiminvetäjä.
Sykkiikö sydämesi turvalliselle hauskalle ja jonojen suunnittelulle? Tehtäviisi kuuluu mm. poliisin ilmoitus- ja lupa-asiat, turvallisuussuunnitelma, kulunvalvonnan suunnittelu ja järjestyksenvalvojien vuorotus.
Toimit tiiviissä yhteityössä tiiminvetäjäsi kanssa ja jaatte työtehtävät tasaisesti keskenänne.
Vapaaehtoistiimi
Vapaaehtoisvastaavana vastaat tapahtuman vapaaehtoisten rekrytointitarpeen kartoittamisesta, vapaaehtoishaun avaamisesta, sekä yhdessä osa-alueiden vastaavien kanssa vapaaehtoisten valintojen ja työvuorotusten tekemisestä.
Vapaaehtoistiimin tiiminvetäjänä vastuullasi on lisäksi vapaaehtoistiimin työtilanteen raportointi tapahtuman muille vastaaville säännöllisissä johtoryhmän kokouksissa, ja tiimisi jäsenten terveisten ja tarpeiden välitys muille tapahtuman parissa työskenteleville tiimeille.
Vastaat myös osaltasi tapahtuman vapaaehtoiswikin päivittämisestä, ja seuraat, että kaikkien osa-alueiden vapaaehtoiset saavat ohjeistuksensa riittävän hyvissä ajoin ennen tapahtumaa.
Vapaaehtoisvastaavana vastaat tapahtuman vapaaehtoisten rekrytointitarpeen kartoittamisesta, vapaaehtoishaun avaamisesta, sekä yhdessä osa-alueiden vastaavien kanssa vapaaehtoisten valintojen ja työvuorotusten tekemisestä.
Vastaat myös osaltasi tapahtuman vapaaehtoiswikin päivittämisestä, ja seuraat, että kaikkien osa-alueiden vapaaehtoiset saavat ohjeistuksensa riittävän hyvissä ajoin ennen tapahtumaa.
Tapahtuman Greenroom vastaavana olet mukana mahdollistamassa tapahtuman vapaaehtoisille astetta mukavampaa tapahtumaa.
Huolehdit greenroomin kalustuksen ja tilankäytön suunnittelun lisäksi myös tarjottavien ruokien ja juomien hankinnoista, sekä ruoka-sponsorisopimusten neuvotteluista eri yritysten kanssa. Greenroomin tarjottavien ohella, otat vastaan myös pyyntöjä muiden osa-alueiden, kuten kunniavierastiimin ja päälavatiimin tarjottavien pyyntöjä koskien.
Ruokahuollon ohella vastaat greenroomin vapaaehtoisten ohjeistusten ja työvuorojen laatimisesta.
Infovastaavana otat tapahtuman aikana johdettavaksesi tapahtuman aivot. Infosta löytyvät vastaukset niin tapahtuman osallistujien kuin vapaaehtoistenkin kysymyksiin. Infon kautta kulkevat tapahtumassa muun muassa myös löytötavarat, minkä lisäksi infosta hoidetaan tapahtuman kuulutukset.
Vastaat infon tietopankin koostamisen ohella, infon vapaaehtoisten ohjeistamisesta, sekä työvuorojen laatimisesta.
Kävijähuollon vastaavana huolehdit koko tapahtumapaikan viihtyisyydestä tapahtuman aikana. Kulmakivet tässä muodostavat vesipisteet sekä siivous, mutta myös muita kävijäpalveluita on vuoden aikana mahdollista lähteä rohkeasti ideoimaan! Olisiko kuvauspisteellä esimerkiksi oma pikafilmikuvaajansa, löytyisikö tapahtumapaikalta vihkoseen leimoja kerättäväksi, tai järjestettäisiinkö lauantai-iltana suuri aarre-jahti?
Vastaat kävijähuollon palvelukokonaisuuksien suunnittelusta ja toteutuksesta, sekä muun muassa vesipisteiden lainauksen sopimisesta ja tarvittavista hankinnoista.
Johdettavaksesi tulevat tapahtuman aikana tapahtuman vesi- ja siivoustiimit, sekä mahdollisten muiden palveluiden vapaaehtoiset.
Lastennurkkauksen vastaavana toimit nimesi mukaisesti tapahtuman lastennurkkauksen vetäjänä. Suunnittelet lastennurkkauksen tilankäytön ja saatavilla olevat aktiviteetit (elokuvakatselua, leluja, pelejä, värityskuvia, lohikäärmeitä..!)
Tapahtuman aikana vastuullasi ovat myös lastennurkkauksen vapaaehtoiset, sekä heidän ohjeistamisensa ja työvuorojen laatiminen.
Tapahtuman lastennurkkaukseen vanhemmat voivat tuoda lapsensa lastennurkkauksen vapaaehtoisten hoitoon n. 1-2 tunniksi kerrallaan. Lastennurkkaukseen on 2024 voinut tuoda lapsia, jotka vanhempiensa arvion mukaan pärjäävät nurkkauksessa itsenäisesti pelien ja muiden puuhien parissa 1,5 tuntia. Suuntaa-antavina ikärajoina lastennurkkauksessa pidettiin 3-10 vuoden ikää.
Tehtävässä aikaisempi kokemus ja/tai koulutus lasten- ja nuorten parissa toimimisesta, sekä lastenhoitoon liittyvän lainsäädännön alustava tuntemus tai valmius sen opiskeluun on välttämätön. Tehtävässä tukena toimivat tapahtuman muut vastaavat.
Tapahtuman majoitusvastaavana varmistat, että tapahtumapaikalta tai sen läheisyydestä löytyvät majoittumismahdollisuudet sekä tapahtuman vapaaehtoisille että muille osallistujille.
Huolehdit mahdollisten tilavarausten tekemisestä, sovit hotellien kanssa varaus- ja tarjoussopimuksista, ja laadit tilojen majoittumista koskevat majoituskartat ja suunnitelmat. Tapahtuman aikana vastuullasi on myös majoitusvalvojista muodostuva vapaaehtoistiimi, jonka ohjeistaminen ja työvuorojen laatiminen kuuluvat tehtäviisi.
Tehtävissäsi sinua avustavat vapaaehtoisvastaavan lisäksi tapahtuman tila- ja turvallisuustiimit.
Tapahtuman narikkavastaavana toimit tapahtuman vapaaehtoistiimin osana, ja vedät yhtä tapahtuman isoimmista vapaaehtoisvoimin pyörivistä vastuualueista.
Otatkin tehtävässä vastuullesi tapatuman pientavara- sekä isotavaranarikasta huolehtimisen, joihin tapahtuman osallistujat voivat jättää haluamansa tavarat säilöön tapahtumassa kiertäessään. Tavaroiden koot vaihtelevat yksittäisistä vaatteista suuriin matkalaukkuihin sekä proppeihin. Tapahtuman aikana vastuullasi ovat myös tapahtuman vapaaehtoiset, sekä näiden ohjeistusten kirjoittaminen ja työvuorojen laatiminen.
Teemakahvila @Toriin vastaavana otat vastuullesi tapahtuman zenkojen pyörittämän oman kahvilan. Kotae Expon @Toriin vastaavana sitoudut kahvilan monivuotiseen kahvilateemaan, johon sinut perehdyttävät mukaan aikaisemman vuoden vastaavat.
Tehtäviisi kuuluu mm. uusien zenkojen valinnat, profiilien sisällön ja kuvien kuvauksien järjestäminen, koulutus/perehdytys sekä teemakahvilaan liittyvät neuvottelut menusta ja aukioloajoista tapahtumapaikan ravintoloitsijan kanssa.
Apunasi sinulla on vapaaehtoisvastaava kuin myös hypen nostattamista varten markkinointi ja viestintätiimi sekä Art Directorin kanssa.
Aikaisempi kokemus teemakahviloissa työskentelystä katsotaan tehtävässä eduksi.
Viestintä- ja markkinointitiimi
Viestintä- ja markkinointijohtaja toimii tiimin omana pääjärjestäjänä ja linkkinä yhdistyksen puheenjohtajiston ja tiiminvetäjien välillä.
Vastaat koko viestintä- ja markkinointitiimin osalta esimerkiksi aikataulujen laatimisessa yhdessä tiiminvetäjien ja vastaavien kanssa, niissä pysymisestä ja muiden tiimien kanssa kommunikoinnista. Sinulle on hyötyä kyvystä ennakoida, suunnitella ja laatia suunnitelmia sekä ohjeistuksia. Sinulla on myös vastuu seurata Kotaen brändin yhtenäisyydestä ja kestävyydestä organisaatiossa ja tiimisi sisällä.
Tiimiläiset voivat pyytää sinulta apua ja näkemyksiä omien vastuualueidensa tehtäviin. Tehtäväsi on tukea kaikkia tiimisi jäseniä ja päästää heidät loistamaan omissa vahvuuksissaan. Saatat olla esimerkiksi osana kehittämässä ideoida, mitä viestintä- ja markkinointitiimi voi käyttää tehtävissään.
Pysyykö käsissäsi monta lankaa yhtäaikaisesti, innostutko aikataulujen laatimisesta tai koetko, että sisäinen viestintä on vähintään yhtä tärkeää kuin ulkoinen viestintä?
Viestintätiiminvetäjänä toimit yhteistyössä markkinointitiiminvetäjän kanssa viestintä- ja markkinointijohtajan oikeana ja vasempana kätenä.
Huolehdit että jokainen viestintävastaava voi keskittyä työtehtäviinsä, saa tarvittavat ja/tai sovitut materiaalit aikataulussaan, suunnittelet tulevan vuoden somekalenterin ja ylläpidät sitä yhdessä tiimin kanssa, huolehdit viesteihin vastaamisesta niin sisäisen kuin ulkoisenkin viestinnän osalta. Voit myös koordinoida maksullisia somenostoja, jolloin huolehdit myös osittain budjetissa pysymisestä markkinointitiiminvetäjän kanssa.
Hyödyt pestissä viestintätaitojen lisäksi kyvystä suunnitella, ennakoida, delegoida ja jakaa työtehtäviä, johtaa ja toimia sujuvasti yhteyshenkilönä eri tiimien välillä.
Tehtävässä saat tukea viestintä- ja markkinointijohtajalta sekä viestintätiimiläisiltä. Voit pyytää apua ennakoinnissa ja ohjeistus
Markkinointitiiminvetäjänä toimit yhteistyössä viestintätiiminvetäjän kanssa viestintä- ja markkinointijohtajan oikeana ja vasempana kätenä.
Tiimiisi kuuluu markkinointivastaavien lisäksi sidosryhmä-, oheistuote- ja Kotae Shop -, sekä tapahtumaedustusvastaavat.
Sinun tehtäviisi kuuluu kampanjat ja tempaukset, maksettujen mainoksien(digi ja esim tienvarsi) ja yhteistöiden ideointia ja delegointia. Olet myös avain asemassa jalkautuvan markkinointia hoitavien vastaavien työn sujuvoittamisessa, perehdytyksessä sekä aikataulujen seuraamisessa. Varmistat myös omalta osaltasi tiimisi sisäisen informaation kulun.
Haluatko levittää Kotae Expon ilosanomaa? Markkinointivastaavana pääset toimimaan osana viestintä- ja markkinointitiimiä, mutta pelkän somemainosten sijaan tehtäväsi keskittyvät myös konkreettiseen tekemiseen!
Vastaat esimerkiksi julisteiden levittämisestä ja julisterallin koordinoinnista tai toimit yhteistyössä sidosryhmävastaavien kanssa ja koordinoit markkinointia tapahtumissa yhdistyspöydillä. Sinun tehtäviisi kuuluu myös verkossa että tapahtumissa tehtävät kampanjat ja tempaukset, maksettujen mainoksien(digi ja esim tienvarsi) ja yhteistöiden ideointia, kilpailutusta ja selvitystä. Tarvittaessa voit myös suunnitella maksullista somejulkaisujen nostoja verkossa yhdessä viestintätiimin kanssa.
Hyödyt pestissä ulospäinsuuntautuneisuudesta, tiimimentaliteetista, mahdollisuudesta edustaa tapahtumissa yhdistyspöydällä ja/tai mahdollisuudesta kulkea Pirkanmaalla ja/tai Etelä-Suomessa julisteiden levittämisen merkeissä.
Kotae Expon oheistuotevastaavana olet osa tapahtumamme markkinointitiimiä. Vastaat roolissasi tapahtuman oheistuotteiden valinnasta, suunnittelusta, tuotteiden kilpailuttamisesta ja riittävän varhaisessa vaiheessa tilaamisesta. Tuotteiden valinnassa ja suunnittelussa tukenasi on koko Kotaen järjestäjä organisaatio.
Oheistuotteita myydään tapahtuman aikana Kotae Shopissa, sekä ennen ja jälkeen tapahtuman Kotaen edustustapahtumissa ympäri vuoden.
Kotae Expon aikana vastuullasi on oheistuotteiden myötä tapahtuman oma myyntipiste Kotae Shop. Kotae Shopin vapaaehtoisten ohjeistusten toimittaminen sekä työvuorojen laatiminen kuuluvat myös tehtäviisi. Ennen tapahtumaa tapahtuvasta myynnistä vastaavat ensisijaisesti tapahtuman edustajat yhdistyspöydillä, jotka raportoivat myynneistä sinulle. Luonnollisesti voit myös itse lähteä mukaan edustamaan näin halutessasi, jotta näet mitkä tuotteet herättävät erityisen paljon kiinnostusta!
Sidosryhmävastaavana lukeudut tapahtumamme viestintä- ja markkinointitiimiin, minkä ohella teet myös tiivistä yhteistyötä Kotaen oman tilatiimin ja ohjelmatiimin kanssa.
Haemme tehtävään kahta henkilöä, joiden välillä tehtävät jakautuvat ulospäin tehtävien edustusten sopimiseen (tapahtumat, joissa Kotae edustaa), sekä Kotaeen saapuvien edustajien ja näytteilleasettajien sopimusten laatimiseen.
Sisäinen (Kotaessa edustetaan):
Oletko aina halunnut ideoida kävijöille uusia kokemuksia näytteilleasettajien kautta? Nintendon tai Playstation-piste tapahtumaan. Kotae Expoon toivotaan tapahtuman kävijäkokemuksen rikastuttamiseen erilaisia yhteistyökumppaneita ja näytteilleasettajia, jotka tulevat tapahtumaan esittelemään toimintaansa, ja järjestämään mahdollisuuksiensa mukaan myös ohjelmaa tapahtumassa. Vuonna 2024 näihin sidosryhmiin kuuluivat mm. Dremel, Tampereen King Sejong -instituutti.
Huolehdit tehtävässäsi myös siitä, että Kotaeen saapuvat muut tapahtumat ja yhdistykset, saavat tarvittavat infopaketit ennen tapahtumaa, ja heille on varattuna sovittu määrä sisäänpääsylippuja Kotaeen.
Ulkoinen (Kotae edustaa muissa tapahtumissa):
Kotae edustaa useissa eri tapahtumissa ympäri vuoden. Sidosryhmävastaavana tehtäviisi kuuluukin sopia Kotaelle paikka halutuista edustustapahtumista, joihin varmistat riittävän edustajien määrän ja lähdet tarvittaessa itse mukaan. Sinun tehtäväsi on ohjata ja perehdyttää kaikki Kotaeta edustavat henkilöt ja erityisesti sinulla on vastuu tapahtumaedustusvastaavien työnohjaamisesta sekä tukemisesta.
Edustuspaikat voivat olla paitsi perinteisiä yhdistyspöytäpaikkoja, myös osa muiden tapahtumien osallistavaa ohjelmaa isommilla tai pienemmillä aktiviteeteilla.
Kotae on vetänyt tapahtumissa mm. viuhkapajaa, hammaspajaa, kesytä lohikäärmeesi -ohjelmaa, cosplay-näytöksiä, teemakahviloita, sekä erinäisiä luentoja. Aktiviteetteja voikin suunnitella rohkeasti edustajien kanssa! Con-tapahtumien ohella Kotae on mukana edustamassa mm. kirjamessuilla, Assembyillä, sekä muilla messuilla.
Edustustehtävissä tukenasi ovat tapahtuman tapahtumaedustusvastaavat, sekä muut apukädet tapahtuman organisaatiosta. Huolehdit osaltasi tapahtuman edustuslaukun tavaroiden siirtymisestä tapahtumapaikalta toiselle, pisteen suunnittelu, ja omaisuuden huolellisesta säilytyksestä tapahtuman aikana ja välillä, ja laukun sisällön täyttämisestä (oheistuotteet, käyntikortit, askartelutarvikkeet jne.) tarpeen vaatiessa.
Tässä roolissa toimivalta sidosryhmävastaavalta odotetaan kykyä osallistua edustustapahtumiin tarpeen vaatiessa myös itse, jotta edustuslaukun sisällön ja menekin seuranta, sekä ohjelmien vetävyyden arviointi helpottuu.
Tapahtumaedustusvastaavana toimit tiiviissä yhteistyössä Kotaen sidosryhmävastaavien kanssa. Olet se henkilö, jonka tapahtuma voi lähettää tapahtumaan kuin tapahtumaan levittämään tietoa Kotaesta uusille potentiaalisille kävijöille, vapaaehtoisille, näytteilleasettajille ja muille potentiaalisille yhteistyökumppaneille!
Tapahtumaedustusvastaavana saat Kotaen puolesta aina liput edustustapahtumiin joihin olemme sinut lähettämässä. Pääsääntöisesti työt ajoittuvat viikonlopuille, ajoittain myös torstai ja perjantai päiville (esim. Assemblyt + yksittäiset messutapahtumat.)
Tehtävässä etua on mm.
- kielitaidosta
- cosplay- tai kpop-harrastuneisuudesta
- kyvystä heittäytyä uusiin edustustehtäviin (peleihin, leikkeihin, lohikäärmeisiin, ohjelmiin, feissaukseen)
- ajokortista (ja autosta)
- asuinpaikasta Tampereella tai Helsingissä, tai sillä välillä. (Ovat useimmiten lähimpänä edustustapahtumia.)
Avoin hakemus
Onko mielessäsi osa-aluekokonaisuus, jonka rakentamisessa haluaisit olla mukana?
Voit lähettää meille hakemuksen myös vastaavatehtävään, joka ei tällä hetkellä ole avoinna. Kerro hakemuksesi vapaasana kentässä ajatuksestasi tarkemmin, niin olemme sinuun yhteydessä.
Vastaavien vastuut
Tapahtuman jokainen vastaava on vastuussa oman osa-alueensa toteuttamisesta parhaalla mahdollisella tavalla. Työ sitoo ympärivuoden aktiiviseen viestimiseen sekä oman tiimin että omaan alueeseen liittyvien sidosryhmien kanssa. Vastaavien vastuihin kuulutvatkin muun muassa:
- Oman osa-alueen ennakkovalmistelut
- Oman osa-alueen viestintä- ja markkinointitarpeiden suunnittelu ja tilaaminen
- Omaan osa-alueeseen liittyvien hankintojen kilpailuttaminen ja sopimusten laatiminen
- Omalle osa-alueelle annetun budjetin hallinta ja raportointi
- Oman työn aikataulutus ja raportointi
- Tietojen kirjaaminen yhteiselle wiki alustalle
- Oman osa-alueen pohjakarttojen suunnittelu, kaluste- ja tekniikkatilaukset
- Tapahtumapaikalle saapuminen ja oman työpisteen valmistelu perjantaina
- Oman tiimin tiimikokouksiin osallistuminen parhaan kyvyn mukaan, sekä tiiminvetäjillä johtoryhmän kokouksiin osallistuminen
- Oman osa-alueen edistymisestä viestinnälle raportointi, sekä sometuspyyntöjen luominen
Kokonaisuutena tapahtuman järjestäminen on tiimityötä, joka edellyttää viestintää jopa kymmenien yksittäisten henkilöiden kanssa. Tehtävästä riippuen, vastuut voivat näyttää keskenään hyvin erilaisilta, mutta odotamme ammattimaista otetta oman vastuualueen hoitamisessa tehtävästä riippumatta. Valmis ammattilainen ei kuitenkaan tarvitse olla, koulutamme kaikkiin tehtäviin ja tukenasi on koko tapahtumavuoden ajan paitsi oma tiimisi, myös koko tapahtuman järjestäjäorganisaatio!
Vastaavien edut
Tapahtuman vastaaville kuuluu Kotae Expossa vastaavia etuja kuin tapahtuman vapaaehtoisille, ja pientä extraa.
Näihin etuihin kuuluvat:
- Tapahtuman sisäänpääsy koko tapahtuman ajan
- Pääsy vapaaehtoisten omaan taukotilaan (green room), jossa tarjolla myös pientä syötävää ja juomia
- Tapahtuman työvoima-merchin (t-paita tai muu Kotae-brändätty tuote)
- Halutessasi ilmaisen lattiamajoituksen pe-la-su
- Halutessasi työtodistuksen
Tapahtuman aikana vastaavilla on myös pääsy vastaavien omiin toimistotiloihin, joihin muut vapaaehtoiset tai tapahtuman osallistujat eivät yksittäisiä poikkeusryhmiä lukuunottamatta pääse. Vastaaville tarjotaan myös mahdollisuutta jaettuun taidekujapaikkaan tapahtuma-alueelta. Taidekujapaikasta kiinnostuneet vastaavat jakavat tällöin yhden tai enintään kaksi taidekujapaikkaa muiden vastaavien kanssa.
Vastaavat ovat myös mukana Kotae Expon edustustapahtumissa, joihin Kotae tarjoaa edustajilleen tarvittaessa sisäänpääsyn. Sisäänpääsy edellyttää tapahtuman edustustoimintaan osallistumista tapahtuman aikana. Edustamassa käymme sekä Suomessa että Baltiassa ja Pohjoismaissa. Kotaen mahdollisiin sivutapahtumiin, kuten valokuvauspäiviin ja tempauksiin, on vastaavilla myös vapaa pääsy.
Tämän lisäksi vastaavat pääsevät luonnollisesti vaikuttamaan tapahtuman kehitykseen sen alkumetreiltä lähtien. Oman vastuualueensa lisäksi Kotaen vastaavat voivat aina ehdottaa uusia toivomiaan ohjelmasisältöjä, ideoida spektaakkeleita ja tavoitella suosikki näytteilleasettajiaan ja taiteilijoitaan osallistumaan Kotaeen, ja toteuttaa näitä unelmiaan yhteistyössä upean vastaavayhteisömme kanssa.
Kotae ry toivottaa myös Kotae Expon järjestäjät tervetulleeksi yhdistyksen jäseniksi, sekä mukaan yhdistyksen vuosikokouksiin ja järjestettäviin tempauksiin.
Tapahtuman vastaaville ei makseta tehtävistä rahallista korvausta. Mahdolliset tapahtuman järjestämisestä tai sen edustamisesta aiheutuvat sovitut kulut korvataan järjestäjille sopimuksen mukaan. Korvausta matka- tai majoituskustannuksista ei 2024 kaudella korvata.