Oletko joskus pohtinut, millaista on olla vapaaehtoisena tapahtumassa? Mitä siitä hyötyy itse, miksi jotkut tekevät sitä vuosi toisensa jälkeen, eikö siinä mene koko tapahtuma sivusuun?

 

Tästä artikkelista löydät vastauksia yleisimmin kysyttyihin kysymyksiin!

 

Kotae Expon vapaaehtoishaku on avoinna 11.3.2024 asti. Haku tapahtuu Kompassissa.

Tutustu Kotae Expon vapaaehtoishakuun täällä ja hae mukaan!

 

 

1. Mitä vapaaehtoisena olosta hyötyy?

Tapahtuman vapaaehtoiset saavat sisäänpääsyn ohella tapahtumassa työskentelystään paljon ainutlaatuisia etuja. Vapaaehtoiset saavat tapahtumassa lämpimän ruoan lauantaina ja sunnuntaina, sekä pääsyn vapaaehtoisten omaan taukotilaan, ns. greenroomiin, jossa on koko tapahtuman ajan tarjolla pientä syötävää sekä juotavaa. Halutessaan vapaaehtoisille varataan myös lattiamajoituspaikka perjantaista sunnuntaihin, ja heille lähetetään työpanoksestaan työtodistus.

Näiden perusetujen lisäksi Kotaen vapaaehtoisille jaetaan tapahtuman työvoiman oma merch tuote, joka saattaa hieman muuttua vuodesta toiseen. Se saattaa esimerkiksi yhtenä vuonna olla t-paita, toisena juomapullo. Vapaaehtoisille saatetaan myös järjestää omakustanteisia erikoismerch tilauksia, esimerkiksi tapahtuman huppareista tai muista tuotteista, jotka eivät tule saaville kellekään muulle!

Pehmeämpien etujen puolelta löytyvät toki uudet kontaktit ja ystävät, joita tulet löytämään työpisteeltäsi ja muista vapaaehtoisten tiloista. Vapaaehtoistyöt saattavatkin siivittää sekä tulevaa työuraasi, että laajentaa sosiaalista piiriäsi! Vapaaehtoistyön sosiaaliset saattavatkin vaikuttaa erityisen kauaskantoisesti, ja kulkea mukana koko elämän ajan.

 

2. En tunne järjestäjiä tai muita vapaaehtoisia entuudestaan, kannattaako minun silti hakea?

Kyllä!

Vapaaehtoiseksi pääseminen ei edellytä aikaisempia suhteita järjestäjiin tai muihin vapaaehtoisiin. Vapaaehtoiseksi hakeminen voi olla myös yksi hyvä tapa löytää seuraa tapahtumaan, johon olisit muutoin saapumassa yksin. 

Vapaaehtoiset valitaan aina hakemusten perusteella, joten hyvällä hakemuksella pystyt monessa tapauksessa varmistamaan paikkasi tapahtuman vapaaehtoisten joukossa. 

 

3. Onko tehtäviin ikärajaa?

Kyllä. 

Vapaaehtoistehtävät Kotae Expossa edellyttävät aina 15 vuoden ikää. Tämän rajoituksen lisäksi, osa tehtävistä, kuten kaikki öiseen aikaan tapahtuvat työt edellyttävät täysi-ikäisyyttä.  

Voit tutustua tehtäviin ja niiden edellytyksiin tarkemmin vapaaehtoishaku sivullamme. 

 

4. Mitä minulta odotetaan vapaaehtoistehtävissä?

Vapaaehtoisena sinulta edellytetään 8 tunnin työpanosta, jossa vuorojesi aikana oma-aloitteisuus ja täsmällisyys ovat sinulle eduksi. Vapaaehtoisten odotetaan avustavan tapahtuman osallistujia myös omien vuorojen ulkopuolella parhaan kykynsä mukaan, mikäli heiltä tullaan kysymään neuvoa. Pyydämme myös ilmoittamaan havaitsemistasi vaaratilanteista välittömästi järjestyksenvalvojille tai infopisteelle. 

Odotamme sinun myös tutustuvan tapahtuman yleisiin vapaaehtoisten ohjeisiin, sekä omaa tehtäväaluettasi koskeviin ohjeistuksiin ennen tapahtumaa. 

 

5. Mitä tekevät vuorovastaavat?

Vuorovastaavat ovat kokeneita vapaaehtoisia, joille on jo ennättänyt kertyä runsaasti kokemusta omasta tehtävästään. Vuorovastaavat osaavatkin auttaa tilanteessa kuin tilanteessa, ja toimivat työpisteillä muita vapaaehtoisia ohjaavassa ja avustavassa roolissa.

Joissain tapauksissa vuorovastaavat voivat myös halutessaan osallistua työvuorojen ja työvoimakoulutusten suunnitteluun ja toteutukseen. Vuorovastaavan tehtävät edellyttävät täysi-ikäisyyttä ja sopivaa aikaisempaa con-kokemusta, jota on voinut kertyä esimerkiksi muissa coneissa vapaaehtois- tai vastaavatehtävissä, tai oman ammatin kautta. 

 

6. Menevätkö minulta ohi kaikki ohjelmat, jotka haluaisin nähdä?

Ei mene! 

Vapaaehtoiset työskentelevät tapahtumassa lähtökohtaisesti 8 tunnin ajan, joten aikaa jää runsaasti myös tapahtumasta nauttimiseen. Voit myös esittää vuorotoiveita sinulle tärkeimpien tapahtuman kohokohtien näkemisen varmistamiseksi. 

 

7. Paljonko vuorotoiveita voi esittää?

Vuorotoiveita voi esittää niin paljon kuin niitä on! Mikäli toiveita kuitenkin on useita koko tapahtuman ajalle, otathan huomioon, ettei kaikkia välttämättä pystytä toteuttamaan. Mikäli siis haluat ehdottomasti nähdä jonkin tietyn ohjelman, kannattaa se toive laittaa ensisijaiseksi toiveeksi. 

Toiveissa voi myös kertoa lisätietoja omasta käytettävyydestään, jos vaikka saavut tapahtumapaikalle vasta lauantaina kello 14, tai joudut poistumaan sunnuntaina jo kello 15, niin emme aseta sinulle työvuoroja näiden aikojen ulkopuolelle. Voit myös kertoa, jos olet itse osallistumassa Kotaen kilpailuihin kisaajana, tai vetämässä ohjelmaa. 

 

8. Voiko vuoroja siirtää tai perua?

Vuorojen siirto onnistuu useimmissa tapauksissa! 

Oman tehtäväalueesi vastaava laatii vuorot työpisteen vapaaehtoisille, ja vastaa näin myös vuorotoiveiden toteuttamisesta. Vuorotoiveita tiedustellaan ennen vuorojen muodostamista, joten esitäthän ensisijaisesti toiveesi silloin. 

Mikäli sinulle kuitenkin asetetaan vuoro, johon et pakottavasta syystä pääse (olet vasta matkalla tapahtumaan / olet kilpailijana Kotaen kilpailuissa / olet kiinni toisessa työtehtävässä tapahtuman sisällä), olethan ripeästi yhteydessä vastaavaasi, niin hän pyrkii järjestelemään vuorot toisin. 

Mikäli sovit vuoronvaihdosta toisen vapaaehtoisen kanssa itsenäisesti, tiedotathan vaihdosta omalle vastaavallesi. 

 

9. Saanko olla vuorossa cosplayasussa?

Yleensä kyllä! Kunhan se ei häiritse töiden suorittamista. 

Suuremmat cosplay asut saattaa estää työskentelyä työtiloissa, joissa tilaa liikkumiselle on rajallisesti, kuten narikassa ja infopisteellä, joten otathan tämän huomioon asua valitessasi. Cosplayasut, jotka eivät vie normaalia vaatetusta enempää tilaa, eivätkä hankaloita näkemistä tai aiheuta vaaraa muille saman pisteen vapaaehtoisille, ovat kuitenkin suurimmassa osassa tehtäviä sallittuja. 

Osassa tehtävissä pukeutumiseen liittyy jonkinverran rajoituksia, sekä teemakahvilassa teeman mukaiset asut. Näissä tapauksissa saat pukeutumisesta tarkemmat ohjeet omalta vastaavaltasi. 

 

10. Minulla ei ole aikaisempaa työkokemusta, voinko silti hakea?

Kyllä!

Vapaaehtoiseksi pääseminen ei pääsääntöisesti edellytä aikaisempaa kokemusta vastaavista tehtävistä, tai välttämättä mistään työstä! Kaikkiin työtehtäviin löytyy vapaaehtoisille aina ohjeet, joihin ennakkoon tutustumalla tiedät jo paljon siitä, mitä tulet tapahtumapaikalla tekemään. Tapahtumapaikalla sinua myös ohjaavat ja avustavat oma lähivastaavasi, työvoimavastaava, vuorovastaavat, sekä muut vapaaehtoiset.  

Huomaathan, että vaikka aikaisempaa kokemusta ei moniin tehtävistä edellytetä, saatetaan joissain tehtävissä edellyttää erikoislupia, kuten järjestyksenvalvojakorttia, ajokortteja, tai hygieniapassia. Tutustu tehtäviin ja niiden vaatimuksiin vapaaehtoishakusivulla. 

Vapaaehtoiset valitaan aina hakemusten perusteella, joten hyvällä hakemuksella pystyt monessa tapauksessa varmistamaan paikkasi tapahtuman vapaaehtoisten joukossa, riippumatta aikaisemmasta kokemuksestasi kyseisissä tehtävissä!

 

11. Ovatko vapaaehtoistehtäviin liittyvät kouluspäivät pakollisia?

Eivät ole. 

Osaan tehtävistä liittyy tehtäväaluekohtaisia koulutuksia, joihin osallistumista suosittelemme lämpimästi. Koulutuksen turvin olet valmiina kaikkiin yleisimpiin tilanteisiin tapahtumapaikalla, ja pääset samalla ennakkoon tutustumaan muihin työpisteesi vapaaehtoisiin. Mikäli olet estynyt osallistumaan koulutukseen, ei se kuitenkaan kaada maailmaa, kunhan tutustut huolella vastaavasi toimittamiin koulutusmateriaaleihin ja ohjeistuksiin. 

Kaikille vapaaehtoisille yhteinen infotilaisuus on myös vapaaehtoinen, mutta suosittelemme lämpimästi kaikkia osallistumaan tapahtumaan, etenkin nyt kun tapahtumapaikka on meille kaikille uusi, eikä vakiintuneita käytäntöjä vielä ole. 

 

12. Maksetaanko tehtävistä palkkaa?

Ei. 

Vapaaehtoistöistä ei makseta rahallista korvausta, vaan kyseessä on talkootyö tapahtuman järjestelyissä. Tapahtumassa kaikki työntekijät ovat lähtökohtaisesti vapaaehtoisia, messukeskuksen omaa henkilökuntaa lukuunottamatta. 

Vapaaehtoiset saavat kuitenkin tapahtumassa erinäisiä etuja vastineeksi työpanoksestaan, kuten ilmaisen sisäänpääsyn tapahtumaan, lämpimät ruoat sekä pääsyn järjestäjien taukotilaan greenroomiin. Voit lukea lisää vapaaehtoisten eduista vapaaehtoishaku sivullamme. 

 

13. Valitaanko vapaaehtoisiksi kaikki tapahtumaan hakeneet?

Ei.

Valitettavasti kaikkia tapahtumaan hakeneita ei aina voida hyväksyä tapahtuman vapaaehtoisiksi. Vaikuttavia tekijöitä valintaprosessissa on useita, mutta olemme listanneet tähän yleisimmät! 

      • Vastaanotimme hakemaasi tehtävään kymmeniä hakemuksia, mutta tekemistä ei roolissa riitä kuin muutamille.
      • Hakemus on täytetty huolimattomasti, tai tietoja puuttuu kokonaan.
      • Omien työtehtävien laiminlyönti aikaisemmissa tapahtumissa. 
      • Hakija on hakenut tehtävään, jossa edellytetään esimerkiksi hygieniapassia, eikä hakijalla ole kyseistä lupaa tai se ei ole voimassa. 

Tapahtuman vapaaehtoiset valitaan hakemusten perusteella, ja tehtäviin valitaan parhaiten tarvetta vastaavat henkilöt. Täytä siis hakemuksesi huolellisesti, ja kerro, miksi juuri sinut kannattaisi valita tehtävään, sekä mahdollisesta aikaisemmasta kokemuksestasi. Innokkuus uuden oppimiseen ja aito halu tehdä parhaansa kyseisessä tehtävässä ovat myös tärkeitä, joista hakemuksessa kannattaa kertoa! Voit hakemuksessasi jakaa myös ajatuksia esimerkiksi siitä, miten koet hyvän vapaaehtoisen hakemassasi roolissa toimivan.

Huomaathan, että voit samalla hakemuksella hakea useampaan kuin yhteen eri tehtävään, jolloin mahdollisuutesi tulla valituksi yhteen hakemistasi tehtävistä ovat korkeammat! Hakemusta voi myös muokata ja täydentää hakuajan päättymiseen asti Kompassiin kirjautumalla. 

 

14. Milloin vapaaehtoisvalinnoista ilmoitetaan hakeneille?

Vapaaehtoishakemusten käsittely aloitetaan vapaaehtoishaun päättymisen jälkeen, ja valittuihin henkilöihin aletaan ottaa yhteyttä heti haun päättymisen jälkeen tehtäväalue kerrallaan. 

Kaikkiin hakeneisiin pyritään olemaan yhteydessä kuukauden sisällä haun päättymisestä. 

 

15. Mikä siinä kiehtoo? 

Monet vapaaehtoiseksi kerran lähteneet, hakevat tapahtumiin vapaaehtoisiksi vuosi toisensa jälkeen. Miksi? 

Erittäin usein esille nousevat vapaaehtoistöiden kautta löydetyt uudet ystävät, ja uusien ihmisten kohtaaminen. Tapahtumassa työskentely ei usein tunnukaan työltä, vaan vuorojen aikana puuhastellaan kavereiden kanssa oman vastuualueen tehtäviä, vaihdetaan kuulumisia ja avustetaan muita tapahtuman osallistujia. 

Vapaaehtoisia houkuttelevat myös vapaaehtoisille varatut edut, sekä säästö tapahtuman pääsymaksuissa sekä majoituskuluissa. Osa kokee vapaaehtoistyön tuovan myös lisäsisältöä tapahtumaan, kun samalla kurkistamaan pääsee tapahtuman kulisseihin. 

 

 

Etkö löytänyt vastausta mieltäsi askarruttavaan kysymykseen? 

Voit kysyä lisää tapahtuman vapaaehtoishausta lisätietoja sähköpostitse kotaery[at]gmail.com tai some-kanavillamme!