Vastaavahaku

Kotae Expo vastaavahaku 2026

 

Onko tapahtumajärjestäminen sinulla lähellä sydäntäsi? Oletko kenties toiminut vapaaehtoisena jo useamman vuoden, ja mietit mitä muuta vapaaehtoistöillä voisi vielä olla sinulle tarjota? Lähde mukaan vastaavaksi tai tiiminvetäjäksi!

Kotae Expon järjestämisestä vastaa yli 100 vapaaehtoista vastaavaa. Meidän kaikkien vastuu on varmistaa, että Kotae Expo kaikkine osa-alueineen toteutuu odotusten mukaisesti, parhaalla mahdollisella tavalla! Tutustu avoimiin tehtäviin sivun keskivaiheilla.

 

Voit tutustua vuoden 2026 päivittyvään organisaatiokaavioon TÄÄLLÄ.

Mikäli kiinnostuksenkohteesi osuu viestintä-, markkinointi-, grafiikka- tai ohjelmatiimeihin, voit tutustua tarkentavaan organisaatiograafiin TÄÄLLÄ. Näiden tiimien jaottelu on hieman moniulotteisempi, minkä vuoksi se on eriytetty omaksi taulukokseen.

Kaavioihin ja eri vastaavatehtävien sijoitteluihin voi tulla pieniä muutoksia tapahtumavuoden aikana. – Esimerkiksi pää- ja sivulavatuottajien alaisuuteen siirtyvät ne vastaavat, joiden ohjelmat vahvistetaan järjestettäväksi näillä lavoilla. 

 

Vastaavien työ tapahtuman parissa on ympärivuotista, ja vaatii sitoutumista. Vastaavan tehtävissä ennakkotietous vapaaehtoistöistä, tapahtumanjärjestämisestä ja/tai projektihallinnasta on usein hyödyksi.

Vastuuta ei kuitenkaan tarvitse kantaa harteillaan yksin, vaan takanasi on joukko osaavia tapahtumien tekijöitä, jotka vuoden aikana tukevat kukin toinen toisiaan tehtävissään. Isompia, useaan osa-alueeseen vaikuttavia päätöksiä tehdäänkin aina yhdessä. Lisätietoja vastaavuuden tuomista eduista ja vastuista, löydät sivun alalaidasta. 

Vailla aikaisempaa kokemusta? Hae kisälliksi!

Mikäli et vielä omaa aikaisempaa kokemusta vastaavatehtävistä, etkä tunne osa-alueita niin syvällisesti, että uskaltaisit hakeutua suoraa vastaavaksi, voit hakea myös kokeneemman vastaavan oppiin ns. kisälliksi! Kisällit opettelevat vuoden aikana vastaavansa tehtäviä, hoitavat tehtävään liittyviä pienempiä töitä ja ovat mukana mahdollisissa sopimusneuvotteluissa ja kokouksissa. Tavoitteena on, että kisällivuoden jälkeen jatkat samassa tehtävässä varsinaisena vastaavana. 

Voit hakea kisälliksi samalla lomakkeella kuin vastaavaksi. Kisälliksi voit halutessasi hakea myös niihin tehtäviin, jotka on jo ennätetty täyttää. Huomaathan, että kisällihakemuksia päästään käsittelemään vasta kun vastaavavalinnat on tehty – vastaus saattaa siis viipyillä hieman pidempään!

 

Millaisia rooleja vastaavana voisi tulla tekemään?

Luettelo haussa olevista tehtävistä löytyy alta. Klikkaa nimike auki lukeaksesi tehtävästä lisätietoja. Listattuja tehtäviä on mahdollista myös yhdistellä, esimerkiksi lipunmyynti ja narikka toimivat sijainnillisesti yhdessä, mikäli vastaava näin toivoo. Toisaalta tehtäviä on myös mahdollista ottaa hoitaakseen tiiminä, tutun tai entuudestaan tuntemattoman henkilön kanssa, jos osa-alue yksin vastattavaksi tuntuu liian suurelta. 

Kotae Expo 2026 järjestäjäorganisaatiohaku on jaettu kahteen osaan – johtoryhmä- ja vastaavahakuun

Tehtäviä täytetään sopivien henkilöiden löydyttyä. Hakemukset pyritään käsittelemään nopeasti, mutta ajoittain yhteydenotto saattaa venyä muutamaan kuukauteen. Pahoittelemme pitkää odotusta!

 

Lomakkeen täyttäminen

Vastaavahakulomakkeessa on kaksi samanlaista sivua: Ensimmäiselle sivulle voit ruksia sen tehtävän, joka kaikista eniten voisi kiinnostaa juuri sinua. Toiselle sivulle voit ruksia loput niistä tehtävistä, jotka voisivat myös kiinnostaa! Listausten valintojen pohjalta tiiminvetäjämme osaavat napata hakijoista haastatteluihinsa ne sopivimmat henkilöt, ja toisaalta osaavat ohjata sinua eteenpäin seuraavalle, mikäli ensisijaisesti hakemasi tehtävä on jo täytetty.

Avoimet tehtävät löydät alta. 

Tiiminvetäjähaun avoimet tehtävät

Vastaavahaun avoimet tehtävät

Tehtävässä liityt osaksi Kotae Expo 2026 ja Kotae Expo 2027 johtoryhmä, ja sitoudut pääjärjestäjän roolissa tuottamaan Kotae Expot vuosimallia 2028 ja 2029. Pesti on kokonaisuudessaan 4-6 vuoden mittainen, ja tehtävään valitaan 2-3 henkilöä.

Kisällivuosinasi tutustut Kotaen organisaation toimintaan, ja paikkaat omalta osaltasi puuttuvien / lomailevien tiiminvetäjien ja vastaavien tehtävissä. Kotae Expo 2028 on ensimmäinen pääjärjestäjävuotesi, jossa otat vastuullesi koko organisaation pyörittämisen sekä johtoryhmän tiiminvetäjän paikan. Kotae Expossa 2028 tukenasi toimivat edellisten vuosien pääjärjestäjät Nimu ja Suse, jotka voivat silloin käsillä olevan tarpeen mukaan hypätä johtoryhmäpaikoille tai toimia konsultoivassa roolissa.

Pääjärjestäjän rooli on Kotae Expossa ainoa tehtävä, johon sitoudut useammaksi kuin yhdeksi vuodeksi kerrallaan. Hakemalla nyt kisälliksi sitoudut siis 2 kisällivuoteen (2026 ja 2027), ja Kotae Expo 2028 ja 2029 pääjärjestäjyyteen. Mikäli etsit itsellesi pääjärjestäjän kisällin heti vuodelle 2028, pääset luovuttamaan tittelin eteenpäin seuraajallesi vuonna 2030. Mikäli taas rekrytoitte kisällit matkaan vasta vuodelle 2030, suosittelemme vastuun siirtoa vasta vuodelle 2032 – jolloin pestisi saattaa venyä kokonaisuudessaan 6 vuoden mittaiseksi. (Olipas futuristista ajatella näin pitkälle! Ja koskaanhan ei tiedä mitä näin pitkällä aikajänteellä tapahtuu, eli muutoksiin kannattaa varautua! :))

Tehtävässä liityt osaksi johtoryhmää, ja vastaat oman tiimisi päivittäisen työskentelyn johtamisesta. Vastaat kaikesta halleihin (A, E, D) toteutettavasta ja valittavasta ohjelmasta ja niiden tietojen päivittämisestä Kompassiin yhdessä tiimisi kanssa, pois lukien lavatuotannot. Pääset myös osallistumaan keskusteluun hallijaottelusta ohjelman, sidosryhmien, sponsorien ja näytteilleasettajien kesken.
Lähimpinä apukäsinäsi toimivat ohjelmatiimin johtaja ja muut ohjelmatiimien tiiminvetäjät. Lisäksi apunasi toimii ohjelmatiimin viestintävastaava, joka vastaa halli- ja saliohjelman tiedotuksesta sekä verkkosivupäivityksistä.

Tiimissäsi toimivat seuraavat vastaavat: Kotae Streams -vastaava, taideohjelmavastaava, osallistavan ohjelman vastaavat (kamppailulajit ja tanssi), Cosplay Foxwalk -vastaava

Lisää vastaavien vastuista ja eduista alempana.

Tehtävässä liityt osaksi johtoryhmää, ja vastaat oman tiimisi päivittäisen työskentelyn johtamisesta. Tehtäviisi kuuluvat muun muassa tapahtuman teknisen kokonaisuuden suunnittelu yhdessä tiimisi kanssa, sekä tarvittavien hankintojen tekeminen ja toimittajien kilpailuttaminen. Teet tiivistä yhteistyötä muiden tiiminvetäjien, erityisesti tilavastaavan kanssa. Keräätte tiimissäsi muiden järjestäjien tekniset tarpeet ja hoidatte niiden tilaamisen yhteistyökumppaneilta. Samalla huolehditte, että jokaisesta tapahtumaan toimitetusta sähkölaitteesta tai johdosta tiedetään, mistä ne ovat peräisin.

Tiimissäsi toimivat seuraavat vastaavat: Sähkösuunnittelija, tekniikkavastaava, esitystekniikkavastaava, verkkovastaava, tekniikkatiimin viestintävastaava

Lisää vastaavien vastuista ja eduista alempana.

Tehtävässä liityt osaksi Kotae Expo 2026 johtoryhmää, ja vastaat oman tiimisi päivittäisen työskentelyn johtamisesta. Tehtävänäsi on yhdessä muiden tilatiimiläisten kanssa suunnitella tilojen käytön kokonaisuus, sekä kaikkien tiloissa olevien toimintojen sijainnit muun muassa ohjelmatiimin kanssa. Lisäksi tuet esteettömyysvastaavaa kommunikaatiossa koko organisaation suuntaan esteettömyyteen liittyvissä aiheista.

Tiimissäsi toimivat seuraavat vastaavat: kalustevastaava, kasaus- ja purkuvastaavat, logistiikkavastaava, opastevastaava, tavaralainausten vastaava, tilavastaavat, tilojen somistus- ja suunnitteluvastaava, tilatiimin viestintävastaava

Lisää vastaavien vastuista ja eduista alempana.

Tehtävässä liityt osaksi johtoryhmää, ja vastaat oman tiimisi päivittäisen työskentelyn johtamisesta. Vastaat tapahtuman vapaaehtoisten rekrytointitarpeen kartoittamisesta, vapaaehtoishaun avaamisesta, sekä yhdessä osa-alueiden vastaavien kanssa vapaaehtoisten valintojen ja työvuorotusten tekemisestä. Yhdessä tiimisi kanssa vastaatte myös tapahtuman vapaaehtoiswikin päivittämisestä, ja seuraatte, että kaikkien osa-alueiden vapaaehtoiset saavat ohjeistuksensa ja työvuoronsa riittävän hyvissä ajoin ennen tapahtumaa.

Tiimissäsi toimivat seuraavat vastaavat: green room -vastaava, infovastaavat, kävijähuoltovastaava, lasten nurkkauksen vastaavat, majoitusvastaava, narikkavastaava, vapaaehtoisvastaavat, @Torii -kahvilavastaava, meidomentorivastaava, vapaaehtoistiimin viestintävastaava

Lisää vastaavien vastuista ja eduista alempana.

Tehtävässä liityt osaksi Kotae Expo 2026 johtoryhmää, ja vastaat oman tiimisi päivittäisen työskentelyn johtamisesta yhdessä viestintätiimin tiiminvetäjän kanssa. Tehtävänäsi on yhdessä muiden viestintätiimiläisten kanssa suunnitella ja toteuttaa kaikki Kotaen ulkoinen viestintä, kuten verkkosivut, sosiaalinen media, uutiset, Kotae App ja mediatiedotteet. 

Toimit tiiviissä yhteistyössä markkinointitiimin, grafiikkatiimin, esteettömyystiimin sekä mm. sovelluskehitystiimin kanssa.

Lisää vastaavien vastuista ja eduista alempana.

Oletko aktiivinen conikävijä? Tunnetko anime-, K-pop- tai videopeliskenen hyvin? Tuntuuko sinusta, että edellämainittujen aihepiirien tapahtumien pitäisi tehdä enemmän yhteistyötä? Tämä voi olla sinun paikkasi! Kotae hakee sidosryhmävastaavaa / edustuskoordinaattoria toteuttamaan isompia ohjelmapainotteisia edustuskokonaisuuksia, sekä pienempiä pöytäilyedustuksia.

Edustuskoordnaattorina tehtäväsi on kontaktoida, neuvotella ja koordinoida edustustoteutus yhdessä edustusvastaavien kanssa. Kotae edustaa useissa tapahtumissa ympäri vuoden, joissa edustamisesta ja edustuksen sopimisesta ja järjestämisestä olet vastuussa. Kotae on järjestänyt ajoittain muille tapahtumille yhdistyspöytäilyn lisäksi myös sovitusti pajatoimintaa ja luentoja. Halutessasi voit siis suunnitella rohkeasti uusia aktiviteetteja ja koordinoida niitä toteutukseen yhdessä tapahtumaedustusvastaavien ja muiden tapahtumien avainhenkilöiden kanssa!
Vastuullasi on ohjata ja perehdyttää kaikki Kotaeta edustavat henkilöt ja tehtäviisi kuuluu myös tapahtumaedustusvastaavien työnohjaamisesta sekä tukemisesta. Kontaktointi- ja neuvotteluvastuuta on mahdollista jakaa markkinointivastaavan tai markkinointijohtajan kanssa.
Huolehdit osaltasi tapahtuman edustuslaukun tavaroiden siirtymisestä tapahtumapaikalta toiselle, pisteen suunnittelusta ja laukun sisällön täyttämisestä (oheistuotteet, käyntikortit, askartelutarvikkeet jne.) ja säilyttämisestä tarpeen vaatiessa.

Sidosryhmävastaavan/edustuskoordinaattorin tehtävää toimittaa 2-3 henkilöä, jotka jakavat tapahtumavastuut tasaisesti tapahtumavuodelle. Tapahtumat pyritään tasapainottamaan niin, ettei yhdelle vastaavalle keräänny työjonoon liian montaa suurempaa messu- tai tapahtumaedustusta ohjelmatuotantoineen.

Lisää vastaavien vastuista ja eduista alempana.

Oletko ulospäin suuntautunut ja suorastaan rakastat käydä erilaisissa tapahtumissa? Olisitko sinä yksi meistä? Kotae hakee tällä hetkellä edustusvastaavia tapahtumaedustukseen messuille ja pienempiin aihepiirin tapahtumiin.

Kotae edustaa useissa eri tapahtumissa ympäri vuoden. Perinteisen edustuspöytäilyn lisäksi Kotae on isommissa edustuskokonaisuuksissa vetänyt pajatoimintaa, näytöksiä, teemakahviloita, sekä erinäisiä luentoja. Halutessasi voit siis myös vetää kotaen järjestämää pajatoimintaa tai muuta oheisohjelmaa! Tämä ei kuitenkaan ole pakollista vaan sinulta odotetaan pääsääntöisesti Koten edustamista perinteisesti yhdistyspöytäilyn muodossa.

Tapahtumaedustusvastaavana toimit tiiviissä yhteistyössä Kotaen sidosryhmävastaavien kanssa. Olet se henkilö, jonka tapahtuma voi lähettää tapahtumaan kuin tapahtumaan levittämään tietoa Kotaesta uusille potentiaalisille kävijöille, vapaaehtoisille, näytteilleasettajille ja muille potentiaalisille yhteistyökumppaneille! Edustustehtävissä tukenasi ovat tapahtuman muut tapahtumaedustusvastaavat, sekä muut apukädet tapahtuman organisaatiosta. Tulet saamaan perehdytyksen ja opastuksen tehtäviin ja Tapahtumaedustusvastaavana saat Kotaen puolesta aina liput edustustapahtumiin joihin olemme sinut lähettämässä. Pääsääntöisesti työt ajoittuvat viikonlopuille, ajoittain myös torstai ja perjantai päiville. Huolehdit osaltasi Kotaen omaisuuden ja edustuslaukun tavaroiden huolellisesta säilyttämisestä tapahtumaedustuksen aikana, sekä vastaat osaltasi siitä että tavarat kulkeutuvat eteenpäin edustustapahtuman päätyttyä.

Tehtävässä sinulle on etua seuraavista:
– Kielitaidosta
– Cosplay- tai kpop-harrastuneisuudesta
– Kyvystä heittäytyä uusiin edustustehtäviin (peleihin, leikkeihin, lohikäärmeisiin, ohjelmiin, feissaukseen)
– Ajokortista (ja autosta)
– Asuinpaikasta Tampereella tai Helsingissä, tai sillä välillä. (Ovat useimmiten lähimpänä edustustapahtumia.)

Lisää vastaavien vastuista ja eduista alempana.

Oletko luova ja haluaisit työskennellä sosiaalisen median ja viestinnän parissa? Kuvaatko hassuja videoita TikTokiin tai kirjoitteletko nokkelia kuvauksia Instagram-julkaisuihisi? Onko sinulla sana hallussa? Voisitko sinä olla yksi meistä?
Viestintävastaavana sinulla on erinomainen mahdollisuus kerryttää työkokemusta viestinnän ja markkinoinnin alalta kiinnostavan aihepiirin ja yhdessä osaavien tekijöiden kanssa!

Viestintävastaavana tehtäviisi kuuluu muun muassa sosiaalisen median sisällön suunnittelu ja toteutus, sekä verkkosivujen ylläpito oman nimikkoalueesi mukaisesti. Vastaat myös Kotaen tilin seuraajien kanssa vuorovaikuttamisesta, kommentteihin ja viesteihin vastaamisesta. Sinulla lupa ideoida ja sparrailla ideoistasi muun tiimin kanssa. Saat valmiit brändin mukaiset materiaalit, joista luot laadukasta Kotaen ilmeen mukaista toimivaa ja yhdenmukaista sisältöä. Viestintätiimissä voit työskennellä ja ideoida sosiaalisen median kampanjoita yhdessä myös markkinointitiimin kanssa.

Toivomme sinulta oma-aloitteisuutta ja aktiivisuutta sekä tiimihenkeä! Viestintä vastaavana pulahdat suoraa kahteen erilliseen tiimiin – viestinnän virtuaaliseen tiimiin, sekä lisäksi omaan nimikkotiimiisi tai kahteen, jonka viestijänä ensisijaisesti tapahtumavuoden aikana toimit. Älä siis turhaan arastele hakemuksen lähettämistä vaikka olisit aloittelija, sillä suunnittelussa saat apua muulta tiimiltä, tiiminvetäjältä ja graafisesta ohjeistuksesta!

Voit kertoa jo hakemuksessasi, millaista sisältöä mielelläsi tekisit. Pidätkö esimerkiksi lyhyt videoiden teosta vai kirjoitatko mielelläsi pitkiä uutisia? Kotaella on tilit Facebookissa, Instagramissa, BlueSkyssa, Threadissä, Linkedinissä ja Tiktokissa, minkä ohella käytämme Linktreetä. Käytämme työvälineinä tällä hetkellä Canvaa ja Meta Business Suitea.

Ps. Osaatko ruotsia, japania tai koreaa? Mainitsethan, jos sinua kiinnostaa verkkosivujen tärkeimpien sisältöjen kääntäminen!


Tiimit joihin viestintävastaavat liittyvät mukaan ovat:
Ohjelmatiimin viestintävastaava
Ohjelmatiimin viestintävastaava
Taloustiimin viestintävastaava
Taltiointitiimin viestintävastaava
Turvallisuustiimin viestintävastaava
Tilatiimin viestintävastaava
Tekniikkatiimin viestintävastaava
Vapaaehtoistiimin viestintävastaava

Tiimit jaetaan kiinnostusten mukaisesti, jotta pääset kerryttämään tietotaitoa juuri sinun erikoisosaamisalueesi viestintätarpeista. Osalla osa-alueista viestittävää on vuden aikana vain vähän, joten on mahdollista ottaa haltuun myös kahden tiimin viestintää. – Toisaalta osa osa-alueista edellyttää viestintää niin paljon, että niitä voi olla mahdollista ottaa haltuun myös kaverin kanssa!

Lisää vastaavien vastuista ja eduista alempana.

Kotae Streams -vastaavana huolehdit tapahtumaan haettavien striimaajien rekrytoinnista, ja aikataulujen laatimisesta. Saatat myös itse toimia Kotaen Twitch-kanavan striimaajana ennen tapahtumaa sekä tapahtuman aikana, joko omana itsenäsi tai vTuber-hahmona.

Tapahtumapaikalla, ja sitä ennen, huolehdit myös siitä, että saapuvat striimaajat saavat kaiken tarvittavan informaation tapahtumaan saapumisesta, ja siellä striimien käynnistämisestä. Vastuualueellesi kuuluvat myös striimaukseen tarvittavien laitteiden hankinnasta tapahtumapaikalle, ja yhteistyökumppanien etsintä yhdessä tapahtuman sponsori- ja kumppanuusvastaavien kanssa.

Yhteistyössä viestintätiimin kanssa valmistelette myös lähetysten livejakamisen Kotaen omille kanaville, sekä tarvittavien striimaus grafiikoiden, sekä taustatelineiden ja -kankaiden suunnittelun ja toteutuksen.

Lisää vastaavien vastuista ja eduista alempana.

Tapahtuman osallistavan ohjelman vastaavana toimit tiiviissä yhteistyössä halliohjelmatiimin tiiminvetäjän kanssa. Vastaat osallistavaa ohjelmaa vetämään tulevien urheiluseurojen ja -yhdistysten kanssa käytävistä keskusteluista, sekä näiden ohjelmien viemisestä kuvauksineen julki Kompassi-järjestelmään sekä tapahtuman verkkosivuille. 

Koostat monipuolista ohjelmaa kamppailulajien osalta. Näiden ohella voitte yhdessä ohjelmatiimin kanssa sopia myös muista ohjelmakokonaisuuksista, jotka kaipaavat käyttöönsä tavallista enemmän lattiapinta-alaa.

Lisää vastaavien vastuista ja eduista alempana.

Tapahtuman avajais- ja päättäjäisvastaavana vastaat tapahtuman avajaisten ja päättäjäisten suunnittelusta, käsikirjoituksesta, esiintyjien rekrytoinnista sekä ohjeistamisesta. Tehtävässä tukenasi toimivat tapahtuman lavatuottajat sekä muut vastaavat.

Lisää vastaavien vastuista ja eduista alempana.

Tapahtuman CMV-vastaavana huolehdit tapahtuman cosplaymusiikkivideokilpailun tuotannosta. Kirjoitat kilpailun säännöt, vastaat ilmoittautumisen ja mahdollisen ennakkokarsinnan järjestelyistä, sekä kisaajien tiedottamisesta tapahtuman lähestyessä. Huolehdit myös tapahtumapaikan järjestelyistä yhteistyössä lavatuottajasi kanssa. 

CMV-kilpailun suuntaus Kotae Expo 2026 vuodelle on suunniteltu keskittyvän matalamman kynnyksen cosplay-tiktok kilpailuun, jossa kilpailijat kuvaisivat esimerkiksi cosplay transitiovideoita, joiden kesto on enintään 30 sekuntia. Sääntötarkennukset ja yksityiskohdat suunnitellaan yhteistyössä sinun kanssasi.

Itse kilpailun järjestelyjen lisäksi, vastaat kilpailun/kilpailujen palkintojen suunnittelusta ja hankinnasta yhdessä muiden kilpailujärjestäjien ja tarvittaessa sponsoritiimin kanssa.

Lisää vastaavien vastuista ja eduista alempana.

Tapahtuman iltabilevastaavana sujahdat tapahtumamme lavatiimeihin vastaamaan osasta tapahtumamme iltaohjelmaa. Vastaat esiintyjien haun avaamisesta, ja rekrytoinnista, sekä heidän tiedottamisestaan ja aikataulujen sopimisesta ennen tapahtumaa. Vastaat myös esiintyjien julkaisusta tapahtuman kanavissa ennen tapahtumaa.

Vastaat myös käytännön järjestelyistä tapahtumapaikalla yhdessä lavatuottajasi kanssa. Iltabileiden aikana tapahtumassa vastuullasi ovat myös tapahtuman iltabileiden vapaaehtoiset, joiden ohjeistukset ja työvuorotus lukeutuvat vastuisiisi.

Lisää vastaavien vastuista ja eduista alempana.

Tapahtuman kilpailutuottajana huolehdit, että kaikilla Kotae Expon kilpailuja tuottavilla vastaavilla on hommat hallussa. Käytte yhdessä läpi tapahtuman kilpailujen säännöstöt ja varmistatte niiden yhdenmukaisuuden ja saavutettavuuden ennen julkaisua.

Avustat myös kilpailujen tuottajia kilpailujen palkintojen keräämisessä ja palkintopystien tuotannossa ja jakamisessa.

Lisää vastaavien vastuista ja eduista alempana.

Stage managerina toimit lavatuottajien tukena kaikessa lavalla tapahtuvassa käytännön tekemisessä. Olet tiiviisti mukana ajolistojen koostamisessa ja suunnittelussa, ja vastaat omalta osaltasi siitä, että kaikki esityksessä/kilpailussa/muussa ohjelmassa tarvittavat mediat ovat valmiina ohjelman alkaessa. 

Tapahtuman aikana vietät aikaasi erityisesti tapahtuman backstagella, ohjaten esiintyjiä, valoja ja ääntä, jotta kaikki pystyvät toimimaan yhteen mahdollisimman sujuvasti

Lisää vastaavien vastuista ja eduista alempana.

Tapahtuman teknisen lavatuottajan roolissa toimit ensisijaisena yhteyshenkilönä lavojen käytännön rakennuksesta, sekä tapahtumapaikan ripustuksien toteutuksesta vastaavan yhteistyökumppanin kanssa.

Suunnittelet yhteistyössä pää- ja sivulavatuottajien, sekä kumppaniyrityksen asiantuntijoiden kanssa, millaiset lavat tapahtumapaikalle tullaan rakentamaan, sovitte niiden sijoittelusta, sekä kasaus ja purkuaikatauluista yhdessä tapahtuman tilavastaavan kanssa. 

Tarjouksen läpikäynnissä ja hyväksymisessä tukenasi ovat myös tapahtuman taloustiimi sekä pääjärjestäjät. 

Lisää vastaavien vastuista ja eduista alempana.

Kumppanuusvastaavana vastuullesi osuvat kaikki tapahtuman A-hallin Expo-alueelle saapuvat sidosryhmäläiset sekä kumppanit, jotka saapuvat tapahtumaan omalla osastopaikalla.

Huolehdit kumppanien rekrytoinnista, CMR-järjestelmän (asiakkuuksien hallinta) tietojen ylläpitämisestä, laskutuksesta, sekä osastopaikka-karttojen laatimisesta. Tapahtumapaikalla olet A-hallissa mittaamassa halliin osastojen paikkamerkintöjä, sekä vastaanottamassa kumppaneita, ja ohjaamassa näitä oikeille paikoille hallissa.

Tehtävässä teet tiivistä yhteistyötä myös muiden A-hallin toimijoiden kanssa. A-hallissa toimivat myös muun muassa taltiointi-, tila-, ja ohjelmatiimit.

Lisää vastaavien vastuista ja eduista alempana.

Tapahtuman kuvauspistetuottajana suunnittelet ja toteutat tapahtuman itsenäisen valokuvauksen kuvauspisteet, joissa tapahtuman osallistujat pääsevät ottamaan valokuvia eri teemaisissa ympäristöissä. Vastaat myös siitä, että kuvausseinien yhteydessä saatavilla on proppeja syventämään immersiota kuvaustaustaan uppoamisesta (esim. pulpetit kouluteemaisen taustan edustalla.) Tehtäviisi kuuluu myös kuvausseinistä informaation tuottamisen viestinnän kautta kävijöille.

Huolehdit yhdessä sponsorivastaavien kanssa myös tapahtuman ulkopuolisista kuvauspisteiden tuottajista, kuten 360 kuvauspisteen järjestelyistä, sekä mahdollisista sponsoroiduista kuvaustaustoista eri maailmoissa. 

Yhteistyössä kävijähuolto ja taltiointivastaavan kanssa, voitte suunnitella pisteiden yhteyteen myös muita palveluita, kuten tapahtuman valokuvaajien paikallaoloja tiettyinä aikoina, tai vapaan polaroid kuvien ottajan kuvausseinien läheisyydessä.

Lisää vastaavien vastuista ja eduista alempana.

Ohjelmataltiointivastaavana otat vastuullesi tapahtuman ohjelmien videotaltioinnin. Vastuullasi tapatuman aikana ovat tapahtuman ohjelmataltioijat, sekä heidän ohjeistustensa laatiminen.

Lisää vastaavien vastuista ja eduista alempana.

Valokuvausvastaavana otat vastuullesi tapahtuman valokuvamuotoisen taltioinnin. Suunnittelet yhteistyössä muiden vastaavien kanssa, missä pisteissä taltiointia milloinkin tarvitaan, ja missä kuvaajat kiertävät. Tapahtuman aikana vastuullasi ovat tapahtuman valokuvaajat, sekä heidän ohjeistustensa laatiminen.

Lisää vastaavien vastuista ja eduista alempana.

Videotaltioinnissa otat vastuullesi tapahtumataltioinnin liikkuvan kuvan tiimin. Vastuullasi tapatuman aikana ovat tapahtuman liikkuvan kuvan taltioijat, sekä heidän ohjeistustensa laatiminen. Kuvausmateriaaleista tuotetaan tiimissäsi muun muassa tapahtuman after movie ja muita mainosvideopätkiä.

Lisää vastaavien vastuista ja eduista alempana.

Esitystekniikkavastaava huolehtii lavojen teknisestä toteutuksesta. Tunnet käytettävän tekniikan ja varmistaa, että kaikki tarvittava laitteisto on paikalla mm. kunniavierasohjelmissa ja päälavan spektaakkeleissa, ja toimintakunnossa. Vastaava rekrytoi ja kouluttaa vapaaehtoiset laitteiden käyttöön sekä koordinoi heidän työvuorojaan tiiviissä yhteistyössä lavatiimien kanssa. Hän takaa, että esitykset sujuvat teknisesti moitteettomasti ja että kaikki vapaaehtoiset ymmärtävät tehtävänsä ja osaavat käyttää laitteita oikein.

Tukenasi sinulla on tekniikkavastaava ja teet tiivistä yhteistyötä myös teknisen  lavatuottajan kanssa.

Lisää vastaavien vastuista ja eduista alempana.

Esitystekniikkavastaava huolehtii ja tukee puheohjelmasalien teknisessä toteutuksessa. Tunnet käytettävän tekniikan ja varmistat, että kaikki tarvittava laitteisto on paikalla mm. luontosaleissa ja kunniavierasohjelmissa, ja toimintakunnossa. Vastaava rekrytoi ja kouluttaa vapaaehtoiset laitteiden käyttöön sekä koordinoi heidän työvuorojaan tiiviissä yhteistyössä lavatiimien kanssa. Hän takaa, että esitykset sujuvat teknisesti moitteettomasti ja että kaikki vapaaehtoiset ymmärtävät tehtävänsä ja osaavat käyttää laitteita oikein.

Lisää vastaavien vastuista ja eduista alempana.

Tehtäväsi on suunnitella tilojen kokonaisuudesta sekä kaikista tiloissa olevista toiminnoista mm. ohjelmatiimin kanssa. Huolehdit muun muassa karttojen piirtämisestä ja keräät tietoa yhteen kaikkia tiloja käyttäviltä sisäisiltä sidosryhmiltä. Tilatiimin tiiminvetäjä toimii tukena tehtävissäsi.

Lisää vastaavien vastuista ja eduista alempana.

Onko sinulla kyky tehdä tilasta kuin tilasta kodikas? Tilojen somistuksen ja valosuunnittelun vastaavana vastaat tapahtumien visuaalisesta ilmeestä tapahtumassa. Suunnittelet ja toteutat somistuksen ja valaistuksen  huomioiden tilan ominaisuudet ja käytettävissä olevan budjetin. Tehtäväsi on luoda elämyksellinen ja visuaalisesti vaikuttava ympäristö, joka tukee tapahtuman teemaa ja tunnelmaa.

Lisää vastaavien vastuista ja eduista alempana.

Olet osa tilatiimiä ja vastuullasi on tapahtuman tehokas ja turvallinen kasaus ja purku. Olet vastuussa vapaaehtoistoisten tarpeen mitoituksesta itsellesi kasaukseen ja purkuun. Suunnittelet mm. aikatauluja tapahtuman kasaus tarpeiden mukaan ja tehtävälistoja sujuvuuden takaamiseksi. Teet tiivistä yhteistyötä erityisesti tila- ja logistiikkavastaavien kanssa.

Lisää vastaavien vastuista ja eduista alempana.

Kotae Expo hyödyntää paitsi omaa ja vuokrattua omaisuutta, myös muiden tapahtumien tarpeistoa, kuten radiopuhelimia, A-ständejä ja muita monivuotisia tavaroita. Tavaralainausten vastaavana listaat tapahtuman tarpeet yhteistyössä muiden vastaavien kanssa, ja kartoitat mistä tarvikkeet saadaan lainattua. Tehtävään löytyy pohjatietoa muulta organisaatiolta, joten tyhjästä selvitystyötä ei tarvitse aloittaa.

Lisää vastaavien vastuista ja eduista alempana.

Kävijähuollon vastaavana huolehdit koko tapahtumapaikan viihtyisyydestä tapahtuman aikana. Kulmakivet tässä muodostavat vesipisteet sekä siivous, mutta myös muita kävijäpalveluita on vuoden aikana mahdollista lähteä rohkeasti ideoimaan! Olisiko kuvauspisteellä esimerkiksi oma pikafilmikuvaajansa, löytyisikö tapahtumapaikalta vihkoseen leimoja kerättäväksi, tai järjestettäisiinkö lauantai-iltana suuri aarrejahti? 

Vastaat kävijähuollon palvelukokonaisuuksien suunnittelusta ja toteutuksesta, sekä muun muassa vesipisteiden lainauksen sopimisesta ja tarvittavista hankinnoista. 

Johdettavaksesi tulevat tapahtuman aikana tapahtuman vesi- ja siivoustiimit, sekä mahdollisten muiden palveluiden vapaaehtoiset. 

Lisää vastaavien vastuista ja eduista alempana.

Kompassivastaava: Sinulla on aikaisempaa kokemusta Kompassi-tapahtumanhallintajärjestelmän (kompassi.eu) toiminnasta ja tapahtumien luomisesta sekä ylläpitämisestä siellä. Tehtäväsi on ylläpitää ja vastata Kotae Expon tarpeista Kompassissa. Kompassin kautta toteutetaan Kotae Expon vapaaehtois- ja ohjelmahaku, sekä tarvittaessa muita hakuja, kyselyitä, ilmoittautumisia ja muita lomakkeita.

Kompassivastaavan kisälli: Kisällinä sinulla ei välttämättä tarvitse olla vielä täyttä kokemusta tai osaamista. Python-ohjelmointikielen osaaminen katsotaan eduksi. Lisätietoja Kompassista löydät mm. Kompassin verkkosivuilta, GitHubista ja kehitysympäristön asennusohjeista. Lisää kisällitoiminnasta ylempänä.

Lisää vastaavien vastuista ja eduista alempana.

Avoin hakemus

Onko mielessäsi osa-aluekokonaisuus, jonka rakentamisessa haluaisit olla mukana?

Voit lähettää meille hakemuksen myös vastaavatehtävään, joka ei tällä hetkellä ole avoinna. Kerro hakemuksesi vapaasana kentässä ajatuksestasi tarkemmin, niin olemme sinuun yhteydessä. 

Löydät kaikki Kotae Expo 2026 vastaavatehtävät (sisältäen jo täytetyt roolit) erilliseltä sivulta: Vastaavatehtävät

Vastaavien vastuut 

Tapahtuman jokainen vastaava on vastuussa siitä, että Kotae Expo toteutuu odotusten mukaisella tavalla. Vastaava vastaakin osa-alueensa toteuttamisesta parhaalla mahdollisella tavalla, ja avustaa tarvittaessa ympäröiviä osa-alueita. Työ sitoo ympärivuotisesti aktiiviseen viestimiseen sekä oman tiimin, että omaan alueeseen liittyvien sisäisten ja ulkoisten sidosryhmien kanssa.

Vastaavien vastuihin kuuluvatkin muun muassa: 

  • Oman työn aikataulutus ja raportointi
  • Tietojen kirjaaminen yhteiselle wiki-alustalle 
  • Oman osa-alueen suunnittelu ja ennakkovalmistelut
    • Omaan osa-alueeseen liittyvien hankintojen kilpailuttaminen ja sopimusten laatiminen
    • Oman osa-alueen pohjakarttojen suunnittelu, kaluste- ja tekniikkatilaukset
    • Omalle osa-alueelle annetun budjetin hallinta ja raportointi
    • Oman osa-alueen tapahtuma-aikaisen vapaaehtoistarpeen suunnittelu, sekä tarvittaessa oman osa-alueen vapaaehtoisten valinta, vuorotus sekä koulutus tehtävään
    • Oman tiimin tiimikokouksiin osallistuminen parhaan kyvyn mukaan
    • Oman osa-alueen viestintä- ja markkinointitarpeiden suunnittelu ja tilaaminen
    • Oman osa-alueen edistymisestä viestinnälle raportointi, sekä sometuspyyntöjen luominen
  • Oman osa-alueen tapahtuma-aikaisesta toiminnasta huolehtiminen
    • Tapahtumapaikalle saapuminen ja oman työpisteen valmistelu perjantaina
    • Työn johtaminen tapahtumapaikalla, sekä tapahtuman käynnissä ollessa, että kasauksen ja purun yhteydessä
  • Muut vuoden aikana esille nousevat tehtävät

Kokonaisuutena tapahtuman järjestäminen on tiimityötä, joka edellyttää viestintää jopa kymmenien yksittäisten henkilöiden kanssa. Tehtävästä riippuen, vastuut voivat näyttää keskenään hyvin erilaisilta, mutta odotamme ammattimaista otetta oman vastuualueen hoitamisessa tehtävästä riippumatta. Valmis ammattilainen ei kuitenkaan tarvitse olla, koulutamme kaikkiin tehtäviin ja tukenasi on koko tapahtumavuoden ajan paitsi oma tiimisi, myös koko tapahtuman järjestäjäorganisaatio! 

 

Johtoryhmäläisen vastuut

Tapahtuman johtoryhmäläisten vastuulla on oman vastaavaroolinsa ohella myös tiiminvetovastuu. Tiiminvetäjänä huolehdit siitä, että tiimien kuukausi/viikkopalaverit pyörivät ja tulevat sovituiksi kalentereihin, ja että osa-alueiden työt edistyvät ajallaan. Viimekädessä vastaatte myös tiimin työn laadusta, sekä töiden edistymisen ja kipupisteiden raportoinnista pääjärjestäjille ja muulle johtoryhmälle, sekä johtoryhmän terveisten viemisestä takaisin omalle tiimillesi. Johtoryhmäläisen vastuulle kuuluukin osallistua johtoryhmän kokouksiin, joita järjestetään noin joka toinen viikko.

Johtoryhmäläisen työnkuvaan kuuluu siis hieman enemmän kokoustusta kuin muihin vastaavarooleihin. Hahmotus oman osa-alueen eri vastaavarooleista on tiiminvetäjän roolissa eduksi, mutta kaikissa rooleissa ei ole tarvinnut itse tarkemmin toimia – tärkeintä myös johtoryhmätyöskentelyssä on kiinnostus oppia osa-alueiden yksityiskohdista lisää, ja sujuvoittaa yhdessä tekemistä eri tiimien välillä.

 

Vastaavien edut

Tapahtuman vastaaville kuuluu Kotae Expossa vastaavia etuja kuin tapahtuman vapaaehtoisille, ja pientä extraa. 

Näihin etuihin kuuluvat: 

  • Tapahtuman sisäänpääsy koko tapahtuman ajan
  • Pääsy vapaaehtoisten omaan taukotilaan (green room), jossa tarjolla myös pientä syötävää ja juomia
  • Tapahtuman työvoima-merchin (t-paita tai muu Kotae-brändätty tuote)
  • Halutessasi ilmaisen lattiamajoituksen pe-la-su
  • Halutessasi työtodistuksen

Tapahtuman aikana vastaavilla on myös pääsy vastaavien omiin toimistotiloihin, joihin muut vapaaehtoiset tai tapahtuman osallistujat eivät yksittäisiä poikkeusryhmiä lukuun ottamatta pääse. Vastaaville tarjotaan myös mahdollisuutta jaettuun taidekujapaikkaan tapahtuma-alueelta. Taidekujapaikasta kiinnostuneet vastaavat jakavat tällöin yhden tai enintään kaksi taidekujapaikkaa muiden vastaavien kanssa. 

Vastaavat pääsevät myös mukaan Kotae Expon edustustapahtumiin, joihin Kotae tarjoaa edustajilleen tarvittaessa sisäänpääsyn. Sisäänpääsy edellyttää tapahtuman edustustoimintaan osallistumista tapahtuman aikana, ennalta sovitun tuntimäärän mukaisesti. Edustamassa käymme sekä Suomessa että Baltiassa ja Pohjoismaissa. Kotaen mahdollisiin sivutapahtumiin, kuten valokuvauspäiviin ja tempauksiin, on vastaavilla myös vapaa pääsy.

Tämän lisäksi vastaavat pääsevät luonnollisesti vaikuttamaan tapahtuman kehitykseen sen alkumetreiltä lähtien. Oman vastuualueensa lisäksi Kotaen vastaavat voivat aina ehdottaa uusia toivomiaan ohjelmasisältöjä, ideoida spektaakkeleita ja tavoitella suosikki näytteilleasettajiaan ja taiteilijoitaan osallistumaan Kotaeen, ja toteuttaa näitä unelmiaan yhteistyössä upean vastaavayhteisömme kanssa. 

Kotae ry toivottaa myös Kotae Expon järjestäjät tervetulleeksi yhdistyksen jäseniksi, sekä mukaan yhdistyksen vuosikokouksiin ja järjestettäviin tempauksiin.  

Tapahtuman vastaaville ei makseta tehtävistä rahallista korvausta. Mahdolliset tapahtuman järjestämisestä tai sen edustamisesta aiheutuvat sovitut kulut korvataan järjestäjille sopimuksen mukaan. Korvausta matka- tai majoituskustannuksista ei 2026 kaudella korvata.