Kotae Expo järjestettiin ensimmäistä kertaa vuonna 2024. Kiitos vielä kerran kaikille tapahtumassa olleille ja sen mahdollistamiseen osallistuneille!

 

Tapahtuman järjestäminen vaatii ihmisten lisäksi myös rahoitusta ja sponsoreita, joten tässä julkaisussa kerromme mistä Kotae Expo 2024 järjestämiseen kaivattu rahoitus oli peräisin, ja ketkä olivat tapahtuman avainyhteistyökumppanit.

Tapatuman järjestämistä varten järjestäjät perustivat rekisteröidyn yhdistyksen, Kotae ry:n, toukokuussa 2023. Alkuun järjestelyitä tehtiin järjestäjien omalla kustannuksella, eikä suuria hankintoja tapahtumaa varten vielä tehty. Yhdistyksen ensimmäinen kausi oli kuitenkin miinusmerkkinen mm. perustamismaksusta johtuen, eikä yhdistyksellä ollut taloudellisina tukijoina yrityksiä tai muita organisaatioita.

Tapahtuman omasta tuloksesta suurin osa muodostui tapahtumaan myydyistä lipuista sekä näytteilleasettajien paikkamaksuista. Muut tapahtuman tulot muodostuivat oheistuotteiden myynnistä, majoituspaikoista, yhdistyksen jäsenmaksuista, sekä muusta varainhankinnasta.

Koska suurin osa näistä tuloista ei vielä ennen tapahtuman lähestymistä ollut käytettävissä, keräsivät tapahtuman järjestäjät yhteen kolehdin, jolla messu- ja urheilukeskuksen varausmaksu saatiin maksuun syyskuussa 2023. Tapahtuman vastaavat lainasivat tällöin tapahtumalle reilu 10 000 euroa varausmaksua varten.

 

 

Tulot

Tapahtuman tulot löydät ylätasoisina alta. Emme tarkenna kaikkia tietoja ulkopuolisille sopimuseknisistä syistä. Halutessasi voit tiedustella aiheesta tarkemmin osoitteesta pj (at) kotae.fi

 

 

Tapahtuman kumppanit

    • Tampereen kaupungin kumppanuus – 10 000 € vuokrakustannuksiin

    • Tracon ry yleisavustus – 2000 € 

Sponsoritulot ja varainhankinta

    • Tapahtuman näytteilleasettajien ja sponsorien myyntipisteet ja mainokset – 30 000 €

    • Mesenaatti-kampanja ja oheistuotemyynti – 6500 €

    • Muu varainhankinta (kurssit, kahvilat, pajat) – 2700 € 

Lipunmyynti

    • Lipunmyynti – 90 000 €
      (VIP-lipunmyynnin osuus 3300 € / Mini VIP -liput, ei Super/Ultimate VIP -myyntiä)

    • Majoituspaikkamyynti – 700 €


 

Menot

Tapahtuman menot löydät ylätasoisina alta. Emme tarkenna kaikkia tietoja ulkopuolisille sopimusteknisistä syistä. Halutessasi voit tiedustella aiheesta tarkemmin osoitteesta pj (at) kotae.fi

 

Tiloihin liittyvät kustannukset – 110 000 €

    • Sisältää tila-, kaluste-, lava-, lavatekniikka-, sähkö-, logistiikka- ja majoituskulut

Ostetut palvelut – 6500 €

    • Sisältää ensiapupäivystys-, rakennus-, purkusiivous-, vartiointi-, sekä pankkikulut

Vapaaehtoiset – 8 000 €

    • Sisältää vapaaehtoisten ruokailu- ja vakuutuskulut

Ohjelma- ja työpistekohtaiset kulut – 15 000 €

    • Sisältää opaste- ja tulostekulut, turvallisuuden hankinnat, teemakahvilan kulut, oheistuotteiden hankinnat, tapahtuman järjestämän ohjelman kustannukset, kunniavieraskulut, sekä markkinointiin käytetyt menot

Kulujen ja menojen tasapaino

Kotae Expo pyrkii voittoa tavoittelemattomana tapahtuma budjetissaan lähtökohtaisesti aina +/- 0 -tilanteeseen. Ideaalissa tilanteessa edellisestä tapahtumasta jää plussaa juuri sen verran, että seuraavan vuoden tilavarausmaksu on mahdollista maksaa edellisen tapahtuman tuloksella. Tämä varausmaksun kokonaisuudessaan maksamisen mahdollistava summa kerääntyy yhdistyksen kassaan hiljalleen vuosien saatossa.

Kerätyistä varoista ja tapatuman tuloksesta ei olla maksettu palkkioita tapahtuman järjestäjille tai yhdistyksen hallituksen jäsenille. Yhdistysten jäsentiltä vuokranmaksua varten kerätyt lainat on päästy maksamaan takaisin lainaa myöntäneille järjestäjille. 

Yhdistyksen varallisuustilanne vuoden 2024 tapahtuman jälkeen on plussan puolella muutamia satoja euroja, ja kassaa on kerrytetty myös tapahtuman jälkeen oheistuotemyyntien kautta. Tämä summa ohjataankin suoraa kohti tulevaa tapahtumaa, ja käytännössä kaikki siitä menee Kotae Expo 2025 -tapahtuman tilojen varausmaksuun heti syksyllä!

Tulevaisuudessa tapahtuman järjestäjäkunnan onnistuessa tasapainottamaan tapahtuman budjetin tulot ja menot vastaavalla tavalla, ja jääden hieman enemmän plussalle, voidaan tapahtuman jatkuvuus taata useaksi vuodeksi myös vastaisuudessa! Plus-merkkinen tapahtuma mahdollistaa seuraavan tapahtuman tilojen varaamisen ilman lainan ottoa, ja ennen lipunmyynnin aloitusta, jolloin tapahtumaa päästään rakentamaan, ja sen hakuja ja lipunmyyntiä avaamaan muista coneista tutummassa rytmissä. Tapahtuman tulojen vakautuessa olemme myös yhdistyksenä mukana tukemassa uusien paikallisten tapahtumien muodostumista ympäri Suomen.

 

 

Uutisen kansikuvan kuvaaja: Nyymix

Kotae Expo 2024