Kotae Expo 2025 budjetti – mistä se muodostui?

Kotae Expon järjestyksessään toinen täysimittainen tapahtuma järjestettiin 2025 marraskuussa. Kiitos vielä kerran kaikille tapahtumassa olleille ja sen mahdollistamiseen eri tavoin osallistuneille – tapahtumaa mahdollistamassa oli mukana jopa 5000 osallistujaa!

Tässä artikkelissa pureudumme siihen, miltä Kotae Expo 2025 näytti talouden näkökulmasta katsottuna, ja miltä näyttävät tapahtuman tulevaisuuden näkymät budjetin valossa. Pyydämme huomioimaan, että artikkelin alkuperäisenä julkaisuajankohtana (14.12.2025), ovat osa luvuista vielä valistuneita arvioita, sillä kaikki tapahtuman menot eivät ole vielä realisoituneet laskuiksi asti. Lopullisen toteutuneen ja tapahtumaa edeltäneen tarjouksen välillä, on aina pieniä eroavaisuuksia, kun kokonaisuudet ovat suuria. Summia päivitetään uutiseen, mikäli niissä ilmenee merkittäviä muutoksia suuntaan tai toiseen. Artikkelia on viimeksi päivitetty 13.12.2025.

Tapahtuman järjestäminen vaatii taustalla toimivien ihmisten lisäksi myös merkittävän rahallisen ponnistuksen, jonka mahdollistavat tapahtuman kävijöiden ohella muun muassa sponsorit, näytteilleasettajat ja kumppanit. Vuoden 2025 tapahtuma ei saanut rahallista tukea valtiolta tai kaupungilta, mutta vapaaehtoistemme hyvinvointiin saimme tukea toimintansa päättäneeltä Kawaconilta – erityiskiitos siis Kawaconin greenroomin suuntaan tuestanne!

Sponsoritulot – 46 000 €

• Sisältäen
  • Tapahtuman näytteilleasettajien, kumppanien, artesaanien ja taidekujalaisten paikkamaksut 43 000 €
  • Tapahtuman mainospaikkojen myynnistä ja lahjoituksena saadut sponsoritulot tulot 3000 €

Lipunmyynti – 116 000 €

• Sisältäen
  • Lipunmyynnin 111 750 € (VIP-lippumyynnin osuus 4000 €)
  • Majoituspaikkamyynnin 250 €
  • Pysäköintilipukkeiden myynnin 4000 €

Oheistuote- ja pajamyynti – 22 000 €

• Sisältäen
  • Tapahtuman aikaisen Kotae Shop ja työpajojen materiaalimaksu myynnin 6000 €
  • Tapahtumaa edeltäneiden edustusten myynti ja varainhankinta 16 000 €

Tiloihin liittyvät kustannukset – 143 500 €

• Sisältäen tila-, kaluste-, sähkö- ja logistiikkakulut, sekä lavojen ja lavatekniikan kulut

Ostetut palvelut – 12 500 €

• Sisältäen ensiapupäivystys-, rakennus-, purkusiivous- ja pankkikulut, sekä iltabileiden järjestyksenvalvonnan

Vapaaehtoiset – 13 000 €

• Sisältäen vapaaehtoisten ruokailu-, majoitus-, greenroom-, badge- ja tuotekulut, sekä vakuutukset.

Edustus- ja markkinointikulut – 2 500 €

• Sisältäen sosiaalisen median markkinoinnin (1875 € = 75 % kustannuksesta), sekä messuosasto- ja fyysisten mainosten painatuksen (625 € = 25 % kustannuksesta*)
• *Markkinoinnissa on tapahtumavuoden aikana tehty laajasti yhteistyötä muun muassa kaupungin, sekä eri messutapahtumien kanssa. Yhteistöiden kautta olemme saaneet Kotaen näkyviin kustannustehokkaasti muun muassa fyysisille mainospaikoille Tampereella, sekä edustuspisteille eri messutapahtumiin. Edustukset ja mainonta eivät siis näy täysmääräisesti suoraa euroina, mutta näkyvät tehdyssä työssä muun muassa messujen ohjelmasisällön tuotannossa.

Ohjelma- ja työpistekohtaiset kulut – 10 500 €

• Sisältäen muun muassa kunniavieraiden matkat ja majoitukset, oheistuotteiden hankinnat, teemakahvilan ja muiden osa-alueiden omat kulut aina toimistotarvikkeista isompiin hankintoihin.

Kulujen ja menojen tasapaino

Tapahtuman tulot vuonna 2025 olivat noin 184 000 euroa, kun taas menoja syntyi yhteensä noin 182 000 euroa. Alkuperäisestä budjettitavoitteestamme jäimme hieman jälkeen, mutta onnistuimme skaalaamaan menopuoltamme hyvin tiedossa olevien tulovirtojen mukaisesti, ja pääsimme lopulta samaan lopputulokseen kuin tavoitteenamme alkujaan olikin – pieneen plus merkkiseen tulokseen, lähelle +/- 0 tilannetta.

Kotae Expo pyrkii voittoa tavoittelemattomana tapahtuma budjetissaan lähtökohtaisesti aina lähelle +/- 0 -tilannetta. Tapahtumista pyritään kerryttämään plussaa lähinnä sen verran, että seuraavan vuoden tilavarausmaksut on mahdollista maksaa kerätyllä pohjakassalla. Tämä pohjakassa kerääntyy yhdistyksen kassaan hiljalleen vuosien saatossa, mahdollistaen tapahtuman jatkuvuuden myös kinkkisemmissä taloudellisissa tilanteissa.

Kerätyistä varoista ja tapatuman tuloksesta ei olla maksettu palkkioita tapahtuman järjestäjille tai yhdistyksen hallituksen jäsenille.

Yhdistyksen varallisuustilanne vuoden 2025 tapahtuman jälkeen näyttäisi jäävän plussan puolelle muutamalla tuhannella eurolla, joka ohjataan jälleen suoraa kohti tulevaa tapahtumaa. Katsotaan siis yhdessä tulevaisuuteen & haaveillaan entistäkin mahtipontisemmista Kotae Expoista!

Uutisen kansikuvan kuvaaja: nakseli_

Kotae Expo 2025