Kotae Expo 2024 on jo takana päin, mutta vastaavamme ovat täydessä työntouhussa suunnittelemassa tapahtuman tulevaisuutta. Tämän tulevaisuuden muovaamisessa tärkeässä roolissa olette olleet te arvoisat tapahtuman osallistujat – olittepa sitten osallistuneet tapahtumaan kävijänä, näytteilleasettajana, yhteistyökumppanina tai vapaaehtoisena!

Tapahtuman kävijäpalautekysely keräsi vastauksia erittäin paljon, ja saimme lukuisia vastauksia myös avointen vastausten kysymyksiimme! Kiitos siitä teille jokaiselle. Palautteista meidän on hyvä lähteä oikaisemaan niitäkin epäkohtia, jotka ovat näkyneet teille, mutta jääneet järjestäjiltämme kenties kokonaan huomaamatta. Yhdellä artikkelilla emme pääse pureutumaan kaikkiin palautteissa nousseisiin aiheisiin, mutta koostimme tähän uutiseen palautteissa yleisimmin nousseet ruusut ja risut!

Kokonaisuudessaan tapahtuman palaute on ollut kiittävää niin järjestäjiä, vapaaehtoisia, näytteilleasettajia kuin ohjelmanpitäjiäkin kohtaan, ja tapahtuma kokonaisuudessaan onnistunut vastaamaan siihen kohdistuneisiin odotuksiin erinomaisesti. Onkin upea nähdä, miten jopa yli 95 % teitä olisi valmis suosittelemaan tapahtumaa perheelleen ja tuttavilleen, sekä ennen kaikkea osallistumaan tapahtumaan uudelleen! Ennen palautteissa nousseisiin yksityiskohtiin pureutumista, haluammekin sanoa:

Kiitos!

Nostot Kotae Expo 2024 tapahtuman palautteista:

Vesipisteet

Erityisesti vesipisteiden niukkuus tapahtuma-alueella, oli saanut osakseen jonkin verran palautteita. Tähän pääsemmekin keksimään uusia ratkaisuja tulevalla kaudellamme, sillä näin ei suinkaan ollut tarkoitus käydä.

Vesipisteiden määrä väheni tapahtuman edetessä merkittävästi, sillä suurimman osan vesikanistereista hanojen havaittiin tapahtuman aikana alkaneen vuotaa. Käytössä olleet kanisterit eivät kestäneetkään pitkää tapahtumaviikonloppua sen päättymiseen asti. Vuotta 2025 silmällä pitäen, aloitamme vesipisteiden etsinnät varhaisemmassa vaiheessa, jotta pystymme varmistamaan vesipisteiden riittävyyden koko alueella koko tapahtuman ajan.

Korttimaksu Kotae Shopissa & Lipunmyynnissä

Tapahtuman korttimaksu laitteet lopettivat toimintansa lauantaina aamupäivästä, joka näkyy myös saamassamme palautteessa. Haluamme kiittää kaikkia kärsivällisyydestä asian kanssa. Onneksemme, saimme tapahtuman aikana käyttöön Mobilepayn paikkaamaan korttimaksujen tilannetta, ja käteisellä ostot onnistuivat myös maksupäätteiden kaaduttua.

Mitä tapahtui? Maksupäätteidemme palveluntarjoaja ei ollut yhdistyksen tilillä näkyvistä tiedoista huolimatta vahvistanut käyttäjätunnustamme, mikä pääsi yllättämään myös meidät. Vahvistamattomalla käyttäjätunnuksella maksutapahtumien yhteenlaskettu katto on 5000 euroa, joka täyttyi lipunmyynnissä nopeasti, pohjalla entuudestaan olleiden maksutapahtumien johdosta.

Tilin vahvistus on nyt arjen koitettua päästy korjaamaan, ja kortti- ja lähimaksut edustusmyyntipaikoillamme ja pop-up kahviloissamme toimivat jälleen normaalisti. Seuraavaan tapahtumaamme tulemme myös varautumaan jo ennalta vaihtoehtoisella maksutapasuunnitelmalla ensisijaisen pettäessä, ja koostamme tilanteeseen myös yksityiskohtaisemmat viestintäohjeet, jotta saamme tiedon välitettyä tehokkaammin kaikille osallistujille ja korttimaksua tarvitseville!

Täydet Bussit Tampereen Rautatieasemalta Messukeskukselle

Bussien täyttöaste oli saamiemme palautteiden mukaan varsin suuri, erityisesti lauantaina aamupäivällä, tapahtuman ovien avautumisen aikaan. Erityisesti tämä on aiheuttanut haasteita heille, jotka ovat koettaneet päästä bussin kyytiin Tampereen rautatieaseman kohdalta, jossa bussit ovat saattaneet olla jo niin täynnä, ettei kyytiin ole enää mahtunut.

Vaikka bussiliikenne suoranaisesti ei olekaan käsissämme, lupaamme omalta osaltamme tehdä kaikkemme, jotta tulevana vuosina aamupäivän vuoroihin saataisiin muutama extra ajo lisää! Samalla pyrimme siihen, että Tampereen poikittaisliikenteen bussit (Hervanta – Messukeskus, Länsi-Tampere – Messukeskus) saataisiin mukaan muutamin aamu- ja iltavuoroin siirtymien nopeuttamiseksi.

Kotae App vs. ohjelmalehti

Kotae App on saanut paljon palautteita erityisesti Android laitteille toteutetun APK-latauksen vuoksi. Sovellus tullaan lisäämään Google Play kauppaan saataville hyvissä ajoin ennen vuoden 2025 tapahtumaa, kunhan Googlen uusien käyttöehtojen mukaiset beta-testaukset on saatu suoritettua niille määritellyin käyttäjämäärä vaatimuksin ja aikatauluin. Tänä vuonna aloimme siirtää sovellusta Play-kaupassa julkaisuun liian myöhään.

Sovelluksen myötä palautetta on saanut runsaasti myös ohjelmalehden puuttuminen. Tapahtumien ohjelmalehtisistä monet päätyvät kuitenkin usein suoraa paperinkeräykseen tapahtuman jälkeen, jota haluamme välttää. Samalla kyseessä on myös kustannuskysymys, sillä ohjelmalehtisestä säästyneitä varoja saadaan näin ohjattua muille tapahtuman osa-alueille. Tulemme myös kehittämään sovelluksen käyttöominaisuuksia saamiemme palautteiden mukaan vuodelle 2025.

Infojen julkaisuaikataulut

Eri osa-alueet ovat saaneet osakseen palautetta, jossa informaatiota olisi toivottu saataville huomattavasti tiedon julkaisua aikaisemmassa vaiheessa. Kotae Expossa 2024 moni tieto saavutti myös järjestäjämme liian myöhään, ja tietoa jouduttiin etsimään ja keräämään kasaan vielä tapahtumaa edeltäville viikoille asti.

Tietojen julkaisua ohjelmakartasta tapahtumapaikalle saapumiseen ja tiedotukseen tullaankin aikaistamaan tulevaan tapahtumaan nyt, kun olemme oppineet tiloistamme lisää, ja osaamme toimia niissä paremmin!

Yleisellä tasolla tapahtumamme viestintä ja visuaalinen ilme ovat saaneet valtavasti kehuja ja kiitoksia. Olemme otettuja kaikesta saamastamme palautteesta, ja pyrimme säilyttämään viestintämme kiitettävän tason ja jopa ylittämään sen!

Kuulutukset tapahtuman aikana

Kuulutusten puuttuminen tapahtuman aikana, ja toisaalta vähäisten kuulutusten epäonninen ajoittuminen halliohjelmien päälle näkyy palautteissamme muutamina kommentteina, minkä lisäksi aiheesta on keskusteltu tapahtumamme järjestäjien ja vapaaehtoisten kesken paljon.

Kuulutusten puutos 2024 tapahtumassa menee meillä täysin harjoituksen puutteen piikkiin. Kuulutuksia ei osattu järjestelmästä ajaa sillä tavoin, kuin ne alunperin oli suunniteltu toteutettavaksi. Tulevaan tapahtumaan tässä tehdään kuitenkin korjausliike, sillä nyt tiedämme miten järjestelmät tässä käytössä toimivat, missä tiloissa kuulutukset kuuluvat, ja miten kuulutuksien ajoitukset kannattaa suunnitella ohjelmia ajatellen!

Sijainti & Hallit

Tapahtumapaikkana Tampereen messu- ja urheilukeskus on saanut osakseen paljon kiitosta, ja monet ovatkin löytäneet paikasta itselleen tärkeän tapahtumapaikan! Palautteissa näkyvät kuitenkin myös seminaarikeskuksen ja kokouskäytävän löytämisen haasteet, sillä jotkin käytävät osaavat myös olla sokkeloisia, sekä A-hallin paikoittainen tyhjyys.

Tulevalle vuodelle osaamme kehittää palautteiden pohjalta opastustamme entistäkin paremmaksi, minkä lisäksi hallien suunnitteluun olemme rekrytoimassa vastaavahaussamme mukaan hallien viihtyvyydestä ja koristeluista huolehtivaa tilojen somistus- ja suunnitteluvastaavaa.

Hallien käytön osalta ensimmäisenä vuonna opimme myös tapahtuman aikana paljon itse. Emme 2024 tapahtumassa uskaltaneet lisätä A-halliin muun muassa pajatoimintoja, sillä emme olleet varmoja, kuinka korkeaksi hallin äänitaso nousisi erityisesti rytmipelien, treenialueiden ja Foxwalk -lavan myötä. Tämä johti omalta osaltaan hallin osin kolkkoon tunnelmaan, mutta varmisti että kaikkien ohjelmien seuraaminen ja niihin osallistuminen säilyi mahdollisena. Tulevaan tapahtumaan lavojen järjestelyitä tullaan miettimään isosti uudelleen, ja 2025 pohjakartassa tullaankin näkemään hyvin erilaisia asetteluita eri tapahtuman osa-alueille!

Haluamme kuitenkin varmistaa, että tulevissa tapahtumissamme säilyvät myös ne piirteet, jotka palautteissa saivat runsaasti kiitosta. A-hallin melutaso säilyi pääosan ajasta maltillisena, ja hallissa oli helppo olla pitkiäkin aikoja ilman, että melutaso on käynyt liian raskaaksi. Hallissa ajan viettäminen, hengailualueet ja muiden muiden tapahtuman osallistujien kanssa keskustelu ja ohjelmien seuraaminen ovat olleet tärkeitä paitsi teille, myös meille järjestäjille!

Väljät käytävät ja laajat hengailualueet kuuluvat Kotae Expoon, ja pidämme niistä kiinni myös vastaisuudessa. Mikäli tulevissa tapahtumissamme huomaammekin tapahtuman kävijämäärän kasvavan merkittävästi, alamme suunnitella uusien alueiden käyttöönottoa hetimmiten!

Kiitos kaikille palautteista. Nähdään Kotae Expossa 2025!

Uutisen kansikuvan kuvaaja: Nyymix

Kotae Expo 2024